Будь-яка торгова компанія має у своєму складі відділ або службу, в обов’язки якої входить вирішення завдань, пов’язаних із закупівлями товару, його доставкою і тимчасовим зберіганням.
Саме відділ закупівель є тим структурним підрозділом компанії, в завдання якого входить прийняття рішень про закупівлю товарів, виборі найбільш підходящих постачальників, укладання контрактів і договорів на поставку обраних товарів і так далі. Функції відділу закупівель численні, і важливість цього відділу для роботи всієї компанії складно переоцінити, оскільки у величезній мірі ефективна робота торгової компанії залежить від того, наскільки грамотно і правильно організована її закупівельна діяльність.
Функції відділу закупівель в кожній компанії мають відмінності, що обумовлено і різної організаційною структурою компаній, і особливостями логістичної системи, проте основні функції відділу закупівель у всіх компаніях, в принципі, однакові. Це організаційні функції, функції планування, координації, регулювання, контрольні функції та функції аналізу.
У невеликих торгових компаніях функції відділу закупівель можуть виконувати менеджери по закупівлях, а як такого відділу закупівель не організовується, а в компаніях-гігантах функції відділу закупівель досить великі, а питання закупівель вирішує вже не відділ, а ціла служба. У кожному разі, займаючись організацією закупівель, необхідно подбати про встановлення взаємин з усіма іншими структурними підрозділами компанії з метою раціоналізації і оптимізації логістичних процесів.
Основні функції відділу закупівель пов’язані з визначенням потреби компанії в товарах, пошуку і відборі надійних постачальників, укладенням договорів або контрактів, а також з контролем за точним виконанням цих договорів, отриманням товарів, перевіркою куплених товарів на предмет кількісного та якісного відповідності умовам договору поставки.
Розглядаючи функції відділу закупівель більш детально, можна відзначити, що на етапі визначення потреб компанії в товарах відділ закупівель отримує інформацію від безлічі структурних підрозділів: від відділу маркетингу, транспортної служби, аналітичного відділу, бухгалтерії та фінансового відділу. Інформація, що отримується з двох останніх відділів, необхідна для визначення вільних коштів компанії, які вона готова витратити на закупівлю.
Наступне завдання відділу закупівель – пошук постачальника. Для того щоб поставка товару не зірвалася, а товар був поставлений якісний, необхідний надійний постачальник, здатний забезпечити безперебійне постачання компанії.
Функції відділу закупівель з пошуку та відбору постачальника включають в себе дослідження ринку постачальників, що працюють з потрібним товаром, з’ясування репутації та кваліфікації постачальників, вибір постачальника, послуги якого компанії найбільш вигідні, проведення переговорів з постачальником про умови майбутніх поставок, вирішення питань про доставку, оплату послуг постачальника , можливість відстрочити платежі і ін.
Потім укладається договір, і відділ закупівель спільно з юридичним відділом здійснює контроль за його виконанням. По прибуттю товару відділ закупівель отримує поставлену партію, перевіряє товар на відповідність усім умовам договору, складає необхідні документи, відправляє товар на зберігання.
