Для чого складаються комерційні пропозиції? Для того, щоб знайти партнерів або покупців, зацікавлених у вашій продукції або послугах. А якщо говорити більш коротко – то для того, щоб вивести свій бізнес на більш високий рівень.
У такому випадку головна якість, якою повинна володіти складена вами комерційна пропозиція – це ефективність. Воно повинно зацікавити того, до кого звернена.
Багато хто при складанні пропозиції допускають одну і ту ж помилку: намагаються написати її «за зразком», забуваючи про те, що бізнес – це не школа, і «списувати» тут не вийде: комерційна пропозиція адресована комусь конкретному (особі або фірмі ) і має бути написано індивідуально! До речі, уявіть собі, що людина, якій ви відправляєте комерційну пропозицію, бачила оригінал, з якого ви його «передрали». Як ви думаєте, така компанія буде зацікавлена ??в роботі з вами?
Кому ви пишете?
Комерційна пропозиція може бути рекламно-інформаційною, а може – персональною. В останньому випадку вона має цілком конкретного адресата. Зазвичай така пропозиція відправляється вже після попередніх переговорів.
В цьому випадку комерційна пропозиція має бути більш конкретною, розкривати всі ті питання, які ви обговорили під час попередніх переговорів.
Ви можете відправити прайс-листи та іншу «конкретику», але – не в самій комерційній пропозиції, а в додатках до нього: як відомо, комерційна пропозиція не повинно займати більше однієї сторінки.
У разі рекламно-інформаційного варіанту пропозиція може містити інформацію з обмеженим доступом загального плану, конкретизація (прайс-листи, повний перелік послуг і т.п.) в даному випадку якраз і не потрібна.
Захватіть увагу з першого погляду
Чому комерційна пропозиція має бути короткою? По-перше – тому, що при читанні занадто довгого тексту втрачається основна думка. Згадайте, що вам рекомендували, коли ви в інституті захищали свою дипломну роботу? Тривалість промови – 5-7 хвилин, інакше інтерес втрачається, а роздратування – виникає.
По-друге, якщо ви не можете сформулювати свою думку коротко – значить, швидше за все, і справи свої ведете безглуздо (можливо, це і не відповідає істині, але імідж ви собі створюєте саме такий).
Наступне, на що ви повинні звернути увагу – це його оформлення:
Правильна комерційна пропозиція
Комерційна пропозиція повинна бути виконана на фірмовому бланку.
Перший погляд читає падає на заголовок і підпис. Шрифт заголовка повинен бути більше шрифту основного тексту. Звернення – особливо, комерційна пропозиція персоналізована – краще написати у вигляді імені-по батькові, а не у вигляді прізвища з ініціалами: так ви демонструєте людині більшу повагу.
Воно повинно бути зручним для читання – розбийте текст на абзаци! Абзац рекомендують робити не менше 3-х рядків, але в деяких випадках допустимо зробити і менше. А ось більше 7 – неприпустимо! Пропозиції не повинні бути занадто довгою. Не використовуйте складносурядних речень: по-перше – ви не письменник, а комерційну пропозицію – не роман, по-друге – ви ризикуєте заплутатися у відповідних відмінках і в узгодженні частин пропозиції, і текст буде виглядати просто нерозумно.
Перевірте грамотність – багатьох граматичні помилки (навіть якщо самі вони при цьому не відносяться до великих знавців мови) виводять з себе і змушують не сприймати пропозицію серйозно. І, врешті-решт, це знову-таки питання вашого іміджу: навіть якщо у вас мало співробітників і професійного коректора (або просто дуже грамотного людини) серед них немає, вже заради складання комерційної пропозиції можна було б звернутися до професіоналів.
Використовуйте підзаголовки і перерахування (у вигляді списку): структурована інформація сприймається набагато легше (якщо в такому випадку ви перевищите обсяг в одну сторінку – не страшно).
Послуга повинна бути описана більш виразно, ніж товар.
Згідно зі статистикою, більшість починає читати комерційну пропозицію з постскриптума. Тому його слід написати – якщо ви, звичайно, хочете підкреслити якусь думку.
Акцент варто робити не на тому, що Ви можете зробити те-то і те-то, а на тій вигоді, яку може отримати той, кому ви відправляєте пропозицію. Тому в комерційній пропозиції слова «ми» і «наше» повинні зустрічатися рідко, а «ви» і «ваше» – часто.
Після того, як пропозиція написана – прочитайте її вголос. Вам самому все зрозуміло? Передивіться чи немає де повторів? Якщо є – їх треба виключити, як і невиразні місця. Написано дуже незрозумілою? Вас можуть просто не зрозуміти, оскільки зазвичай комерційні пропозиції читають зовсім не технічні фахівці.
Якщо ви складаєте комерційну пропозицію іноземною мовою – ні в якому разі не довіряйте переклад електронним перекладачам.
Що повинна містити комерційна пропозиція?
Відразу після заголовка і звернення повинен йти вступний абзац, в якому описана НЕ ВАШа пропозиція, а ТІ клієнтських задач, які вона здатне вирішити.
Суть вашої пропозиції. Ніяких подробиць і технічних деталей!
Дані про вашу компанію, що підтверджують, що ви є професіоналами своєї справи.
Спонукання звернутися до вас як можна швидше.
Постскриптум (можна поєднати з попереднім пунктом).
Інформація про особу, яка відправила пропозицію: посада, прізвище, ім’я та по батькові (знову ж – повністю, а не тільки ініціали, оскільки якщо вашою пропозицією раптом зацікавляться, людина повинна мати уявлення, як до вас звертатися при розмові). Контактні дані: телефон та e-mail.
Дата, коли пропозиція була відправлена, і термін її дії.
Не забудьте вказати, що це саме комерційну пропозицію, а не оферта, і що умови співпраці будуть обговорені додатково і зафіксовані договором.
