Службова записка – це форма внутрішнього документообігу, що дозволяє найбільш ефективно і оперативно вирішувати поточні виробничі ситуації.
Метою службової записки є повідомлення будь-якої посадової особи про існуючу проблему, внесення пропозицій щодо її розв’язання або погодженням намічених дій.
Додаткова користь від такого роду документів полягає в тому, що вони є прямим доказом, що фахівець висвітлив проблему, що знаходиться в полі його ведення. У разі якщо фахівець не може вирішити виниклу проблему самостійно і в формі службової записки виносить її на дозвіл іншими фахівцями, він тим самим знімає з себе відповідальність за несвоєчасний або неякісний розгляд питання.
Спеціальної форми службових записок не передбачено, вони складаються в довільній формі, можуть передаватися на паперовому носії або за допомогою електронних засобів зв’язку.
В яких випадках подається розглянута нами службова записка, розібралися. Тепер необхідно визначитися з прикладом написання службової записки. Як ми вже згадували вище, спеціального бланка службової записки не існує. Однак є загальні вимоги до змісту документа.
До таких належать:
- Обов’язкове зазначення адресата службової записки. У правому верхньому куті потрібно написати прізвище, ім’я та по батькові, а також посаду особи, якій направляється звернення.
- Нижче вказується найменування документа і його номер.
- Далі слід викласти суть проблеми, з якою зіткнувся укладач документа, або ситуацію, з якої необхідно розібратися.
- Нижче вказуються пропозиції щодо вирішення питання, або вказівку на дії, які автор службової записки чекає від її адресата.
- В кінці документа вказується прізвище та ініціали особи, який направив звернення, а також його посаду.
Особливості електронного документообігу
Якщо в організації допускається обмін даними за допомогою засобів електронного зв’язку, в тому числі електронної пошти, то відправка службової записки спрощується. До плюсів такого обороту документів всередині підприємства відноситься також оперативність розгляду звернень.
Як писати службову записку в електронному вигляді? Так само, як в класичному варіанті на паперовому носії. Істотних відмінностей в документах немає. Зразок в такому форматі практично нічим не відрізняється від наведеного раніше прикладу.
Основна частина вашої службової записки (тобто безпосередньо опис ситуації і вносяться на розгляд пропозиції) залишається незмінною.
Єдиним винятком є ??те, що у вас відпадає необхідність вказувати в службовій записці адресата. Ім’я користувача, якому відправляється звернення, буде внесено в рядок «Адреса». Якщо говорити про обмін документами через загальний ресурс (наприклад, одну адресу електронної пошти на відділ), в рядку «Тема» потрібно вказати, кому адресовано послання.
Крім цього, при використанні електронної пошти (індивідуального поштової скриньки) в більшості випадків вже є підпис, який вставляється в текст листа автоматично. Це дозволяє значно заощадити час, в тому числі і на написання службової записки. Якщо ваша пошта не дозволяє ідентифікувати відправника (наприклад, при використанні загального поштової скриньки), в кінці листа обов’язково вкажіть своє ім’я та посаду.
Важливо: при відправці інформації по електронній пошті не забувайте залишити запит на сповіщення про прочитання надісланого повідомлення (для цього потрібно проставити галочку у відповідному вікні). Дане повідомлення є доказом того, що ви дійсно відправили службову записку певного адресата в певний час.
Приклад службової записки
Виконавчому директору ТОВ «Ресурс»
Олійнику Петру Миколайовичу
М. Київ, 16 Травня 2017 р.
Службова записка
На складі готової продукції вийшов зі строю один із трьох кондиціонерів, якщо відбудеться зупинка, ще одного з кондиціонерів, температура на складі підвищиться до температури, яка не відповідає нормам зберігання продукції і вона буде зіпсована.
Вартість ремонту кондиціонера становить 3500,00 грн, але ліміт коштів на ремонт складських площ вичерпаний. В зв’язку з цим прошу виділити з резервних фондів дану суму, для проведення оперативного ремонту кондиціонера.
Начальник складського господарства підпис Потапенко О.П.
