переїзд офіса

Приватний офіс чи державна організація, стикаючись з необхідністю переїзду, змушені вирішувати проблеми з переміщенням величезної кількості накопичених за час роботи меблів, устаткування і техніки. Вкрай важливо, що б всі предмети були переміщені акуратно, без пошкоджень. Тому необхідно правильно організувати переїзд офіса.

Офісний переїзд потребують якогось часу, тому займіться цим завчасно, виділити на всю підготовку приблизно місяць. На які моменти варто звернути особливу увагу?

Якщо компанія немаленька і має великий за чисельністю штат, доцільно заздалегідь підготувати план управління таким відповідальним заходом. Необхідно позначити першочергові завдання, визначити бюджет, призначити відповідальних співробітників за всіма пунктами, і головне – призначити координатора всього процесу переїзду. Саме він візьме під контроль основні та другорядні завдання. Обов’язково повідомте клієнтів в тому, що у вас планується переїзд в новий офіс.

Наступним етапом йде підписання договору з обраної вами мувінговою компанією. Крім вантажно-розвантажувальних робіт і перевезення майна в пункт призначення, в договір можуть бути внесено додаткові пункти. Наприклад розбирання та збирання меблів, розстановка їх в новому приміщенні, підключення інженерних комунікацій і стаціонарної техніки, прибирання приміщень після переїзду.

Скласти повний перелік майна, що бере участь в переїзді. Він однозначно знадобиться при залученням професіоналів з компанії-перевізника і допоможе уникнути плутанини при самостійному офісному переїзді. Позбавтеся від усього непотрібного майна – продайте, віддайте на зберігання або викиньте. Ні до чого витрачати кошти і час на перевезення зайвих речей.

Підготувати документацію, яка відображатиме план вашого майбутнього приміщення, розміщення робочих місць співробітників на новому місці, де конкретно в новому офісі буде встановлені ​​меблі і комп’ютери. Це істотно заощадить ваш час.

Придбати весь необхідний пакувальний матеріал і картонні коробки можна в самій компанії, що спеціалізується на перевезеннях. Упакувати в коробки всі особисті речі. Обов’язково промаркувати стікерами. Бажано співробітникам видати пам’ятку-інструкцію, як правильно це зробити.

Відключити від живлення комп’ютери та іншу огртехніки. Робиться це тільки фахівцем – системним адміністратором.

Скласти списки всіх осіб, що беруть участь в переїзді. Завчасно для всіх приготувати пропуски, якщо є в них необхідність. Внести до списків весь транспорт, який бере участь в переїзді офісу. До місця завантаження/розвантаження забезпечити безперешкодний проїзд.

Переезд офісу компанії досить серйозний захід. Але, як бачите, при правильному підході і організації, всі витрати можна звести до мінімуму. Для цього достатньо правильно спланувати процес, і незручності, пов’язані з переїздом, будуть зведені до мінімуму і для працівників, і для клієнтів компаніі.

...