Одна з найважливіших вимог сучасного життя – бути успішним, це означає зробити кар’єру, побудувати відносини, мати цікаве хобі і широке коло друзів. Тільки все це вимагає часу, і чим краще ми хочемо справлятися з кожної із завдань, тим більше часу нам буде потрібно. А час, як відомо, найбільша цінність. Для тих, хто намагається встигнути все і правильно організувати свій час, розроблена спеціальна технологія – тайм-менеджмент, спосіб управління власним часом.
Основа тайм-менеджменту – це планування. При правильно розпланованому часу, людина встигає зробити всі задумані проекти. Найкраще планувати на папері, тоді у вас є реальна картина перед очима, яка не дасть збитися зі шляху.
Планування в думках аналогічно побудові повітряних замків, які можуть зруйнуватися від будь-якого подиху. Як показує практика, складений список збільшує продуктивність праці на 25-30%. Зі списком необхідно працювати, додаючи в нього нові пункти і викреслюючи виконані.
Правильно складений план розподілений від більшого до меншого, від довгострокових планів до короткочасних. У кожного плану повинен бути точний термін, а складні завдання необхідно розбити на кілька дрібних, так їх вирішити буде набагато легше.
Розставити пріоритети. Фахівці рекомендують позначити важливість завдань за допомогою букв алфавіту. Тоді першорядне завдання отримує статус А, потім йде статус Б і так далі, те що позначається буквою Д вже не так важливо і, можливо, на це завдання взагалі не варто витрачати час.
Починати слід з рішення першочергових завдань, і тільки завершивши одне, приступати до наступного.
Всі завданняя ділять на 4 групи відповідно до методу Ейзенхауера:
Першими йдуть справи термінові і важливі, їх необхідно вирішувати відразу, щоб в подальшому не виникало проблем.
Друга група – питання важливі, але не термінові. Їх можна ненадовго відкласти, але краще не захоплюватися цим процесом інакше вони перетворяться в першу групу.
Третя група: термінові справи, але не важливі. Вони забирають багато часу, але зазвичай мають низьку ефективність. Тому на них не слід зосереджуватися, щоб не втратити час даремно.
І четверта група – справи не термінові і не важливі. Їх можна без коливань викреслювати зі списку.
Ще один важливий прийом тайм-менеджменту – насамперед виконати саму неприємну і складну роботу. Відкладаючи вирішення небажаного завдання ви тільки нагнітаєте емоційну напругу, весь день пам’ятаючи про невиконану справу. Ваша продуктивність падає, а вирішувати задачу доведеться на останніх хвилинах, коли якість роботи буде значно нижче.
Не забувайте відмовлятися від завдань, які не відповідають вашим планам і здатні їм перешкодити. Будьте коректними та ввічливими, але говоріть тверде «ні».
Організація робочого місця теж важливий показник ефективності використання часу. Знайти необхідний документ набагато легше там, де панує порядок, а для кожної речі і думки існує своє місце. Канцелярські магазини пропонують безліч найрізноманітніших способів організації робочого місця, виберіть найбільш зручні для вас і використовуйте для роботи.
Все зайве і непотрібне без коливань викидайте в кошик для сміття, не збирайте непотрібну інформацію, для важливих записів існують щоденники, все що потрібно, повинно бути записано в них.
Якщо накопичилося відразу багато справ, не піддавайтеся паніці, зробіть кілька глибоких вдохів і скажіть собі: «Я можу тільки те, що можу», а потім складіть список першочергових завдань. При цьому постарайтеся дотримати принцип рівноваги, залишаючи час не тільки на роботу, але і на відпочинок і на спілкування з близькими. Адже який сенс будувати кар’єру, якщо ми не можемо скористатися її плодами.
