Як знизити витрати на оренду і облаштування офісу

Коли ваш бізнес зростає, і ви починаєте наймати інших людей, то в більшості випадків рано чи пізно ви зіткнетеся з тим, що вам знадобиться свій офіс.


Виняток можуть становити, мабуть, тільки інтернет-проекти в яких вся робота побудована на принципах «роботи на дому». У цьому випадку ваші співробітники можуть перебувати в інших містах і навіть в інших країнах, а ви все це координувати поодинці без всякого офісу.

В інших випадках офіс, швидше за все, знадобиться. Але на ранньому етапі становлення бізнесу свій офіс може бути дуже витратним і навіть часто непідйомним «вантажем».

Ми розповімо вам, як можна дуже істотно зменшити витрати на офіс і його облаштування.

1. Оренда офісу не в центральних районах

Вартість оренди офісу буде значно нижче, якщо він знаходиться не в центральних районах міста і не на центральних вулицях чи проспектах. Часом ціна оренди на двох сусідніх вулицях вже може відрізнятися на порядок.

Мінусом може стати – збільшення часу, який витрачатися на дорогу в офіс і пов’язані з цим транспортні витрати. Враховуйте це, зробіть приблизний розрахунок. Можливо всю вашу економію «з’їсть дорога».

Плюс не потрібно забувати, що кожна година часу підприємця теж має свою чималу ціну, а дорога, для більшості – неефективно використаний час (правда є способи проводити ефективно час навіть за кермом автомобіля, наприклад, слухати корисні аудіокниги).

2. Дроблення колективу по офісах

Якщо у вас вже досить велика за чисельністю співробітників кампанія, розгляньте можливість переведення частини співробітників в інший офіс з меншою орендною платою.

Класичний приклад розподілу: офіс продажів в центрі міста в престижному місці; адміністрація, супутній персонал і розробники можуть перебувати на околиці, а деякі співробітники взагалі працюють з дому.

3. Повна орендна плата

Ретельно дізнавайтеся, що входить, а що не входить в орендну плату перед укладенням договору. Які ще додаткові виплати можуть бути. Часто в оголошеннях і рекламі вказується орендна плата без включення витрат за комуналку, прибирання, охорону, парковку і т.п. «Додаткові опції» цілком здатні збільшити загальну ціну на порядок, а іноді і в рази.

Ідеальний офіс в оренду, – коли «все включено» і прозоро з самого початку. Але досвід показує, що це досить рідкісний випадок.

4. Давайте можливість працювати віддалено

Якщо специфіка роботи людини дає можливість віддаленої роботи, – давайте таку можливість. Ви безумовно зменшите витрати на цю людину.

Мінус, як правило, тільки один, – трохи більша складність комунікацій і велика складність контролю. Але при нормально налагоджених процесах, нормальному плануванні і постановці завдань, – це все нівелюється.

Садіть в офіс тільки такого співробітника, хто дійсно не може, або навідріз відмовляється (такі випадки нерідкі) працювати віддалено, але при цьому дуже цінний для вас.

5. Використовуйте аутсорсинг і фріланс

Подумайте і прорахуйте, – чи потрібні вам взагалі свої співробітники на певних напрямках? Може простіше і набагато дешевше віддати завдання або навіть цілий напрям на аутсорсинг або фріланс?

Досвід показує, що в більшості випадків дійсно простіше і дешевше, особливо для молодої компанії. Класичні приклади аутсорсингу: послуги пов’язані з дизайном, юридичні та бухгалтерські послуги, послуги розробки і проектування і.т.п.

6. Економія на обстановці офісу

Меблі та оргтехніку можна і потрібно, на перших порах, купувати на мережевих барахолках. Постійна ліквідація різних фірм і цілих підприємства, надає досить багато пропозицій продажу практично нових меблів і техніки (а іноді і зовсім нової) за дуже низькими цінами цінами.

Тому, абсолютно реально купувати меблі і техніку, в хорошому стані за цінами в два і більше разів дешевше.

7. Суборенда приміщень і робочих місць

Не забувайте, що якщо у вас залишилися вільні приміщення, площі або просто робочі місця, то можна здавати їх в суборенду. Така ситуація, до речі, не така вже й рідкісна. Оскільки здається зазвичай певна кількість квадратних метрів, які ви не можете, як правило, зменшити.

Можна ще домовлятися з іншим молодим проектом про спільну оренду. Особливо добре якщо цей проект схожою з вами тематикою або сферами. Так ви будете ще й продуктивно обмінюватися досвідом.


8. Ретельне планування офісу

Це обдумане і раціональне планування робочого простору в офісі. Від того наскільки раціонально будуть визначені робочі місця, місця для меблів, місця для переговорів, місця для відпочинку – прямо залежить наскільки ефективно ви будете розпоряджатися орендованими площами.

Ми не кажемо про те, що потрібно садити одного фахівця впритул до іншого. Навіть зі збереженням комфортних умов і дистанцій можна зробити планування по-різному і досить серйозно економити на оренді.

Тут навіть у багатьох випадках доречно рекомендувати одноразово сплатити послуги фахівця з планування офісних інтер’єрів або організації відповідного профілю. Економія в подальшому з лишком компенсує всі початкові витрати.

...