Одна з найпоширеніших помилок, що здійснюються топ-менеджерами та керівниками вищої ланки – це невміння ділити роботу на свою і чужу, тобто грамотно делегувати завдання.
Проблему перевантаженості вищого керівництва виразніше всього можна спостерігати в великих компаніях. Однак топ-менеджерам середнього і малого бізнесу теж часто доводиться несолодко. Давайте розберемося, чому так важливо вміти делегувати повноваження, які складнощі зустрінуться вам в процесі делегування і як можна спростити цей процес.
Проблема надмірної завантаженості може привести до швидкого вигорання керівника, зриви на підлеглих або ж просто притуплення уваги. Це призводить до зниження мотивації підлеглих, зниження ефективності їх роботи та поступового зменшення прибутку компанії. Звідси можна зробити висновки про важливість навички делегування.
Основною причиною небажання делегувати свої повноваження є впевненість багатьох керівників в тому, що ніхто не зробить цю роботу краще, ніж вони самі. Керівники прагнуть охопити і реалізувати своїми силами якомога більше завдань, але в підсумку просто втрачають час і в метушні забувають про свою головну функцію – управлінні персоналом.
Основні принципи делегування повноважень
Делегування повноважень, незалежно від розмірів компанії, можна розділити на 4 основних етапи:
- Визначаємо, що конкретно потрібно делегувати
- Вибираємо співробітника, кому ми це делегуємо
- Пояснюємо йому суть завдання, цілі та строки, відведені на виконання
- Контролюємо хід виконання завдання
Що делегувати
Якщо розібратися, то абсолютно будь-який керівник виконує ті завдання, які легко можна перекласти на плечі своїх підлеглих, залишивши для себе рішення важливих стратегічних питань, аналіз поточної ситуації, робота над мотивацією співробітників і довгострокове планування.
Завжди можна делегувати такі завдання:
- Підготовча робота (збір інформації, підготовка презентацій, розробка ТЗ і т.п.)
- Повсякденні рутинні обов’язки – телефонні переговори, листування і т.п.
- Питання, що стосуються бюджетування, планування і фінансування
- Вузькоспеціалізовані завдання, які інші співробітники можуть виконати навіть краще керівника – дизайн сайту, рекламна кампанія і т.п.
Кому делегувати
Вибирати співробітника для делегування необхідно, ґрунтуючись на декількох параметрах:
- Що являє собою співробітник – чи прагне він до зростання, його ступінь відповідальності, і рівень працьовитості.
- Ступінь завантаженості – чи вистачить йому взагалі часу на виконання додаткових завдань?
- Досвід і необхідні навички – нерозумно доручати завдання по розробці дизайну сайту головному архітектору.
Важливо пам’ятати, що краще не навантажувати додатковими завданнями ключових працівників вашого відділу або компанії в цілому. Адже вони напевно виконують важливі і надстрокові завдання, пріоритет яких явно вище тих, що ви збираєтеся делегувати. Якщо співробітник добре виконує свою роботу – просто не заважайте.
Також варто бути обережним в делегуванні завдань новому співробітнику, особливо якщо завдання термінове. Це не кращий спосіб перевірити новачка на міцність.
Як делегувати
Необхідно розуміти, що делегування – це не прагнення завантажити співробітника абстрактним завданням тільки заради того, щоб він був перманентно зайнятий. Розуміння цінності і користі від вирішення цього завдання, полегшить вам процес делегування і допоможе вашому співробітнику виконати її безпомилково і точно в строк.
Як контролювати
Після факту делегування завдання керівнику потрібно бути готовим до потоку питань від тих співробітників, на чиї плечі лягло виконання завдання. На ці питання обов’язково потрібно відповідати, тим самим контролюючи хід виконання. Буде набагато краще, якщо ініціатива виходитиме від самого керівника, який буде цікавитися просуванням справ. Далеко не кожен співробітник наважитися смикати свого начальника “по дрібницях”, які в підсумку можуть зіграти ключову роль. Однак не варто так само “смикати” співробітника щохвилини або щогодини. Це тільки буде віднімати цінний час як у вас, так і у нього.
Основні труднощі в процесі делегування повноважень
Делегування повноважень в організації часто супроводжується психологічними бар’єрами, що виникають від незнання принципів делегування. Перешкодою для делегування також часто стає недовіра до співробітників, невпевненість в їх знаннях і уміннях, небажання ділитися своїм досвідом, страх начальника втратити авторитет в очах колективу і, звичайно ж, прагнення виконати всі завдання одному.
Часом впоратися з усіма цими бар’єрами самому непросто. У таких ситуаціях добре допомагають поради фахівців або ж спеціальні тренінги для керівників.
Переваги делегування
У грамотного делегування повноважень досить багато вигод, причому, як для керівника, так і для підлеглих.
Що стосується керівника, то він:
- Звільняє час для дійсно важливих завдань, що вимагають безпосередньої участі представника топ-менеджменту компанії
- Йому вдається займатися своїм безпосереднім обов’язком – управляти командою
- Може спостерігати за ходом виконання завдань з боку, що дає більш широкий кут огляду і можливість виявлення будь-яких недоліків або стратегічних помилок, а також можливість їх запобігання ще на етапі виконання завдання
Ваші підлеглі:
- Усвідомлюють свою відповідальність
- Відчувають, що їм довіряють
- У них зростає мотивація і лояльність до компанії
- Зростає рівень ефективності роботи
Грамотне делегування завдань – це неймовірно важливий для кожного керівника навик, який веде компанію безпосередньо до успіху.
