Витрати є невід’ємною частиною будь-якого бізнесу, без них підприємство не зможе ні розвиватися, ні просто працювати. Однак для забезпечення рентабельності потрібно, щоб витрати були ефективними, тобто кожна витрачена гривня приносила прибуток. Поставивши перед собою таку мету, керівник зможе вберегти свою компанію від непродуктивних витрат. Однак не кожен гендиректор бачить оптимальні способи зниження витрат.
Три основних принципи роботи, які допоможуть уникнути непотрібних витрат
Планування
Деякі директори помилково вважають, що зниження витрат на підприємстві відбудеться, якщо вони почнуть суворо контролювати витрачання грошей, які вже є на рахунку. При цьому зовсім не приділяється увага тому, звідки ці гроші на рахунку беруться.
Якщо управляти тільки платежами, незабаром на підприємстві почнеться хронічний дефіцит коштів, а якщо активно залучаються кредити, то не за горами і банкрутство.
Ефективність зниження витрат залежить від того, як ведеться облік і витрат, і доходів. Причому обидві ці статті треба планувати заздалегідь. Бажано, щоб у керівника перед очима завжди були намічені обсяги доходів і витрат з розбивкою на місяці, квартали, роки. Деякі інвестиційні проекти можуть в короткостроковій перспективі здатися витратними, а в довгостроковій – дуже вигідними.
Контроль
Керівник повинен мати на руках об’єктивну, а не прикрашену, інформацію про своє підприємство. Можливість контролювати витрати з’являється з того моменту, коли вони починають враховуватися. На багатьох підприємствах розроблена наступна стратегія зниження витрат: створюється відділ по скороченню витрат, його співробітники
- вивчають, фактори, що впливають на витрати;
- перевіряють відповідність технологічних процесів нормам, які закладалися ще в період проектування підприємства;
- розраховують оптимальне навантаження виробничих цехів;
- з’ясовують причини перерв в роботі;
- контролюють наявність збоїв при відвантаженні або приймання товарів;
- виявляють затарювання складу і т.п.
Потім відбувається аналіз і оптимізація витрат, тобто співробітники намічають програму скорочення виявлених витрат, а керівник розглядає її і стверджує. Пунктами такої програми можуть стати: централізована закупівля основної сировини, більш ефективна робота з клієнтами і т.п.
Дисципліна
Всі стратегії зниження витрат затверджуються керівником, вони знаходять своє відображення в бюджеті підприємства. Порушувати прийняті рішення можна тільки у виняткових випадках. За дотриманням цього правила повинні відповідати фінансові служби. В їх обов’язок входить стежити за обґрунтованістю витрат і відсікати непотрібні витрати. Жорстка фінансова дисципліна повинна підтверджуватися наказом керівника, в якому зазначено, що рішення про витрати приймає одна або кілька призначених директором відповідальних осіб.
Три шляхи оптимізації витрат
Експрес-скорочення
При цьому способі боротьби з витратами, потрібно негайно припинити оплачувати витрати по деяких статтях. Для цього проаналізуйте всі шляхи оптимізації витрат і з’ясуйте можливі наслідки. Витрати по значущості діляться на:
1) Високо пріоритетних – це покупка сировини, видача зарплат основним працівникам і т.п. Без таких витрат підприємство зупинить свою діяльність.
2) Пріоритетні – витрати на рекламу, оплата мобільного зв’язку співробітникам і ін. Призупинення фінансування цих статей призведе до збоїв в роботі компанії.
3) Допустимі – санаторне лікування та інші пільги для співробітників. Фінансування бажане, але не обов’язкове, особливо, якщо у підприємства немає вільних коштів.
4) Непотрібні – наприклад, оплата відпочинку керівнику. На роботі підприємства ніяк не позначиться припинення фінансування непотрібних витрат.
Якщо обрана експрес-стратегія зниження витрат, то припиняється фінансування останньої категорії, різко обмежуються витрати по третій. Небажано скорочувати витрати по перших двох категорій.
Швидке зниження витрат на підприємстві
1) Економія на сировині і матеріалах. Шляхи оптимізації витрат по цій, найбільш витратній статті можуть бути різними. Найбільш ефективний – перегляд договорів з постачальниками. Співпрацюйте з великими компаніями, які можуть запропонувати більш низькі ціни і відстрочки по платежах.
2) Аналіз і оптимізація витрат на транспорт, телекомунікації, електроенергію.
Якщо напрямком діяльності компанії не є надання транспортних послуг, то можна віддати транспортний цех на аутсорсинг. Також потрібно розглянути можливість скорочення автопарку і звернутися в логістичну компанію, яка допоможе звести до мінімуму витрати на транспорт.
Найпоширеніші способи зниження витрат на електроенергію: контроль витрати енергії, обмежене висвітлення в темний час доби, перехід на енергозберігаюче освітлення та обладнання.
Витрати на комунікації скоротяться, якщо зменшити список працівників, що користуються оплачуваним підприємством мобільним зв’язком. Зменшіть кількість телефонів з виходом на міжміський зв’язок, обмежте інтернет-доступ, домовтеся з великим телекомунікаційним оператором про пакетне обслуговування.
3) Скорочення персоналу і фонду оплати праці. Розгляньте необхідність деяких відділів. Ефективності зниження витрат сприяє динамічний розвиток аутсорсингу і фрілансу.
Багато функцій компанії можна передати стороннім компаніям і фахівцям. Крім того, різні рекрутингові організації дозволяють скоротити некваліфікований персонал. Наприклад, прибиральницю можна викликати кілька разів на тиждень на пару годин. Більш демократичний спосіб зниження витрат – скоротити заробітну плату, але надати працівникам соціальні пільги: безкоштовне харчування, розширену медичну страховку і т.п.
Систематичне скорочення
1) Управління інвестиціями. Інвестиції в покупку нового обладнання і у впровадження сучасних технологій необхідні підприємству для збереження його конкурентних переваг. Але приймаючи рішення про вкладення коштів в будь-який проект, не варто забувати про раніше поставлене завдання – збільшення ефективності зниження витрат. Інвестиційні проекти повинні проходити строгий відбір. Спочатку підрозділ, якому необхідний проект, має обґрунтувати його доцільність. Потім бажано запросити незалежних експертів, які проведуть техніко-економічний розрахунок і допоможуть відібрати з декількох пропозицій найперспективніше і вигідне.
2) Управління закупівлями полягає в систематичному пошуку вигідних постачальників.
3) Управління бізнес-процесами. У цій роботі заважають стереотипи, що склалися з часів СРСР. Більшість із сьогоднішніх технічних фахівців на питання: як домогтися зниження витрат на підприємстві, дадуть відповідь: купити нове продуктивне обладнання. Тим часом, бізнес-процеси давно зазнали революційні зміни. Для ефективності зниження витрат деякі підприємства застосовують технологію “бережливого виробництва” (lean thinking). Суть полягає в тому, що витрати оцінюються з точки зору клієнта: чи погодиться він їх оплачувати. Покупець не став би оплачувати брак і переробки, перевиробництво, переміщення товарів, запаси, очікування і т.п. Проте, ці операції мають цінність, значить, витрати на них потрібно скорочувати або зовсім позбавлятися від тих процесів, які не схвалив би споживач.
Десять правил боротьби з витратами
- Не прагніть “вбити” витрати, їх потрібно зробити “слухняним”, тобто навчитися управляти витратами. У деяких випадках їх корисно збільшити.
- ”Правило ефективності” – кожна одиниця витрат повинна приносити максимальний результат, або – для досягнення результату, потрібно витрати звести до мінімуму.
- Витрати виникають, як при будь-якій дії, так і при бездіяльності.
- Не потрібно бути максималістом. Навіть мінімальне зниження витрат або утримання їх на колишньому рівні є хорошим результатом.
- На шляху оптимізації витрат не буває дрібниць. Змиріться з тим, що вас будуть називати занудою і параноїком. Вимагайте від співробітників економити папір, електрику, воду і т.п. Звикнувши економити на дрібниці, підлеглі почнуть акуратно ставитися до масштабних витрат.
- Витрати неможливо знизити, не витративши на це ні копійки.
- Бувають корисні витрати, які можуть вберегти від великих втрат (страхування, охорона, підвищення якості).
- Аналіз і оптимізація витрат – це гонка без фінішу. У цієї роботи немає дати закінчення, вона є щоденною, планомірною, рутинної.
- Боротися з витратами повинні всі співробітники, але перед кожним потрібно поставити індивідуальне “бойове” завдання.
- Виходячи на “стежку війни” з зайвими витратами, озбройтеся олівцем, папером, калькулятором і недовірою. Будь-яка помічена неефективність або ідея щодо її усунення повинні зберігатися не в пам’яті, а на папері. Не вірте співробітникам, що не підкріплюють свої слова цифрами, а якщо підкріплюють, то цифри потрібно перевірити. У боротьбі із зайвими витратами перемагають параноїки.
