Наради можуть являти собою продуктивний обмін думками або бути чорною дірою, в якій без сліду зникають час, зусилля і енергія. Однак загальною рисою майже для всіх нарад є те, що проходити вони можуть набагато краще, якщо кожен з присутніх знайомий з правилами ефективного спілкування.
Одні учасники наради висувають корисні пропозиції та уважно вислуховують точки зору інших, але переважну більшість людей, схоже, набагато більше цікавить не виклад своїх поглядів, а проведення певної політики.
Нижче наводяться шість способів боротьби з нудьгою і підвищення ефективності спілкування під час проведення нарад. Спробуйте скористатися ними в наступний раз, коли ви будете присутні або організовувати нараду. Ці правила служать доповненням до розглянутих раніше загальних рекомендацій.
Знати предмет розмови
Перешкоди можуть виникнути в будь-який час: до зборів, під час проведення наради і навіть після неї. Нездатність чітко визначити порядок веде до плутанини, марної трати часу, втрачених можливостей і розчарування.
Якщо ідеї і рішення, які виникли на зборах. не доводяться ефективно до всіх, кого це стосується, в результаті можуть бути зроблені необов’язкові кроки і не здійснені необхідні.
Тому перш, ніж прийти на будь-яку нараду, ви повинні бути абсолютно впевнені, що розумієте причини її скликання і питання, які будуть обговорюватися. Якщо вам потрібна додаткова інформація, обов’язково витратьте час на попередню підготовку. Переконайтеся, що у вас є всі потрібні документи і ви володієте повною інформацією про предмет обговорення.
Виступ, що не відповідає порядку денному або навіть трохи відхиляється від теми – це втрата часу для слухачів. За словами Пітера Дакера, “Ефективність полягає не в тому, щоб робити якусь річ правильно, а в тому, щоб робити правильні речі”. Єдиний спосіб упевнитися, що ви “робите правильні речі”, – це ретельне планування і підготовка.
Якщо на вас лежить відповідальність за організацію і проведення наради, визначте для себе чіткі цілі. Почніть з наступного питання: яку мету переслідує ця нарада?
Чи повинна вона:
- Прийняти рішення?
- Проаналізувати або вирішити проблему?
- Ознайомити з новою інформацією?
- Зібрати інформацію про той чи інший проект?
Точно сформулюйте, якого результату ви хочете добитися, і повідомте цю мету всім, хто буде присутній на нараді. Підготуйте коротке гасло, що відображає кінцеву мету, і помістіть його на очах у всіх присутніх.
Наполягайте на письмову порядку денному
Незалежно від стислості наради наполягайте на тому, щоб порядок денний був складений в письмовому вигляді і заздалегідь розданий всім учасникам. Якщо ви будете головувати на нараді, організувати це вам не складе труднощів. Якщо ж організацією займається хтось інший, попросіть у нього повістку або запропонуйте самі скласти і роздати її до початку наради. Це забезпечить всім учасникам достатній час для підготовки і значно знизить ризик плутанини і помилок.
Без письмового порядку денного наради часто перетворюються в загальні, розпливчасті дебати, в яких обговорюються лише ключові моменти.
При організації наради задайте собі питання, що повинні отримати від цієї зустрічі присутні. Як, на вашу думку, повинні змінитися їх погляди і їх поведінка?
Обмежте свою участь в нарадах
По можливості будьте присутніми тільки на тих нарадах, де вам дійсно необхідно бути. Ви повинні точно знати, навіщо ви туди йдете і – в тому випадку, якщо виступаєте самі, – що хочете сказати.
Організовуючи нараду, запрошуйте тільки тих, чия присутність абсолютно необхідно. Чим більше число учасників, тим важче вам або комусь, буде успішно донести до слухачів свої думки.
Якщо у вас є право вибору, оціните важливість наради подібно до того, як ви оцінюєте будь-яке завдання, яке вимагає витрат часу. Запитайте себе:
- Чому мені запропонували взяти участь у нараді?
- Що я можу з неї винести такого, що допоможе мені робити свою роботу більш ефективно?
Підтримуйте інтерес учасників наради
Люди приділяють особливу увагу тим повідомленнями, які стосуються їх особисто. Для успішного викладу своїх ідей під час проведення наради упевніться, що ви в повній мірі виконуєте ці умови спілкування.
Проводячи нараду, зробіть формат, темп і стиль виступів. Не давайте основним ораторам взяти в свої руки управління нарадою. Якщо дві людини зчепилися і затіяли суперечку, не звертаючи уваги на інших, змініть формат зборів.
Багато часу втрачається даремно, коли люди не здатні уважно слухати те, що їм кажуть. В результаті знову піднімаються питання, що раніше розглядалися і задаються питання, відповіді на які вже прозвучали. Всі повідомлення повинні стосуватися основних питань наради і не бути всього лише приводом продемонструвати приватну дотепність або мудрість учасників.
Ваші виступи повинні бути короткими
Скажіть те, що мали намір сказати, і зупиняйтеся. Не піддавайтеся спокусі поговорити про дрібниці.
Ніколи не переривайте іншого оратора, навіть якщо ви з ним абсолютно не згодні. Дозвольте йому закінчити і тільки потім висловлюйте свою точку зору. Це не тільки питання ввічливості, але і кращий спосіб підкреслити пріоритет ваших поглядів. Не перериваючи опонента, ви:
- Дозволяєте відкрито прозвучати всім сильним і слабким сторонам його позиції. Якщо опонента перебити, він може просто продовжити свою аргументацію, супроводивши її саркастичним зауваженням: “Якби дозволили мені закінчити, то дізналися б …”
- Утрудняєте йому відповідь на ваші заперечення, так як він вже використав більшу частину – якщо не всі свої аргументів.
- Зміцнюєте свої позиції, оскільки виглядаєте в очах аудиторії людиною, який уважно вислуховує аргументи протилежної сторони і ретельно зважує всі “за” і “проти”, перш ніж висунути свої заперечення.
Уникайте переходу на особистості – це руйнівно і непродуктивно. Це марна трата часу, оскільки опонент починає захищати себе або робить відповідні випади.
Підвищення емоційного напруження тільки відволікає інших учасників наради від обдумування ваших ідей і зменшує шанси успішного спілкування.
Закінчуйте планом дій
Будучи присутнім або головуючи на нараді, заохочуйте виступаючих сформулювати чіткий план дій, який би являв собою результат вашої зустрічі. Якщо ви начальник, дайте ясно зрозуміти присутнім, що ви маєте намір твердо дотримуватися поставленого рішення. Якщо прийняте рішення стосується вас, обов’язково виконуйте його.
