Збільшити прибуток компанії можна двома способами: збільшенням продажів або зменшенням витрат. Наприклад, для того щоб компанії збільшити прибуток з 70 млн до 75 млн, продажі доведеться збільшити на 54 млн. Хто стикався з продажами, знає, що добитися такої цифри досить складно, для цього необхідно зробити прорив, що вартує багатьох зусиль. Якщо спробувати досягти такого ж показника по прибутку за допомогою зменшення витрат, то мова буде йти про зниження закупівель всього на 5%. Для професійного закупівельника це дурниця. 5% зниження закупівель – це мінімум, про який можна говорити. Завдяки різним інструментам закупник може знизити витрати від 5 до 30%.
За результатами дослідження британських колег з Proxima Group, які опитали найбільші компанії щодо впливу непрямих закупівель на діяльність компанії і оптимізацію витрат, виявилося, що 70% компаній вірять в те, що непрямі закупівлі дуже важливі для стратегічного бізнес-партнерства, але при цьому їм приділяється мало уваги.
Усім відомі терміни «постачальник», «відділ постачання». Вони прийшли до нас із СРСР. Зараз теж існують відділи постачання і постачальники. Основна їх роль – забезпечити безперебійне виробництво товарів і послуг. Але стратегічних завдань вони не виконують. А термін «закупник» з’явився у нас в кінці 1990-х – початку 2000-х. Закупівельники виросли з постачальників. Закупник виконує ту ж роль, але з деякими інноваціями, які прийшли до нас із Заходу. Зараз ми говоримо, що це професіонали, які дають додаткову цінність компанії. Йдеться про роль закупівельників як стратегічних партнерів: вони активно впливають на бізнес, залучаються до нього і приносять додатковий прибуток і цінність за допомогою стратегічних рішень. Їх функція реалізується не тоді, коли вже все вирішено – «ось тобі план, йди купуй», а саме на ранніх стадіях стратегічного планування, прийняття рішень – виробляти самостійно або купувати, робити своїми силами або віддавати на аутсорсинг і т.п.
Які знання необхідні професійному закупнику? Досить довго на першому місці було вміння вести переговори. Але в результаті дослідження західних колег у 2012 році виявилося, що воно опустилося на другу сходинку, а на першу вийшли категорійний менеджмент, аналітичні здібності і вміння підходити стратегічно.
Управління та мінімізація ризиків – це одна з функцій професійного закупівельника. Він повинен розуміти, з якими ризиками може зіткнутися, по-перше, на ринку підрядника, по-друге, на тому ринку, де компанія продає свої товари і послуги. Закупник повинен управляти і тим, і іншим. З стратегічно важливим підрядником закупник повинен обговорювати його ризики і контролювати те, що він робить для того, щоб уникнути непередбаченої ситуації. Це дуже складно, для цього у вас повинні бути дуже близькі стосунки.
Робота закупівельника – ювелірна, адже він повинен знизити витрати компанії, не зашкодивши бізнесу.
Про закупівлі
Закупівельний процес обов’язково повинен укладатися в загальну стратегію компанії. Інакше він буде носити хаотичний, епізодичний характер.
Є різні класифікації закупівель. Але основний з них, це поділ закупівель на прямі і непрямі. Прямі – всі ті, які залучені в процес виробництва товарів і послуг. Непрямі закупівлі – це все, що стосується обслуговування офісу, співробітників: маркетинг, логістика, автопарк, канцелярія, медична страховка, IT і ін. Вони не лягають на собівартість продукції, але потенціал для їх оптимізації величезний.
У непрямих закупівлях можна оптимізовувати і оптимізовувати. Наприклад, візьмемо закупівлю логістичних послуг. При грамотному підході закупівельника до планування маршрутів і навантаження палет можна досягти зниження витрат мінімум в 10%. Елементарно: недовикористана площа, неправильно поставлені палети – це викинуті гроші. Підрядник може робити це навмисно, а може і не здогадуватися про проблему. Тут роль закупівельника – проаналізувати і правильно спланувати маршрути і навантаження, а також провести переговори з логістичним провайдером, щоб він оптимізував цей процес по вашому запиту. А говорячи мовою закупівельника, тут мова не тільки про зниження ціни на 10%, тут мова про партнерство.
Маркетинг – це просто не підняте поле для оптимізації. У маркетингу дуже легко заховати великі зайві витрати.
Є три підходи до закупівельному процесу.
- Перший – суто формальний: коли є функція, через яку потрібно пропустити певні документи, і вона вибере підрядників.
- Другий – стратегічне партнерство: коли закупівельники на рівних беруть участь в обговоренні бюджету на наступний рік, плану, в складанні графіка переговорів і закупівель, коли внутрішні клієнти приходять до відділу закупівель і радяться, як краще вчинити в певній ситуації. Це вищий пілотаж в роботі закупника.
- Третій – аутсорсинг.
Про аутсорсингу
Сучасні зарубіжні компанії намагаються якомога більше функцій виносити на аутсорсинг, включаючи закупівлі. У Microsoft практично всі функції закупівель винесені на аутсорсинг.
В рамках закупівельної діяльності виконуються різні завдання: переговори, укладення контрактів, ведення баз даних постачальників, ведення документації та ERP-систем. Для цього потрібні різні люди. Як правило, хороші переговорники зі стратегічним мисленням не люблять працювати з програмним забезпеченням. Наприклад, у Microsoft є окремі центри, які займаються одним тільки веденням інформації в SAP.
Аутсорсинг доречно застосовувати в невеликих компаніях, де невигідно тримати закупівельників. Можливий варіант, коли спеціально створюються аутсорсингові компанії, які акумулюють пул клієнтів по певній категорії, що дозволяє поставляти товари і послуги за оптимальною ціною, зі значною знижкою для замовників.
Ні в якому разі не можна виносити на аутсорсинг стратегічні закупівлі – тобто те, що потрібно для виробництва товарів і послуг. А ось адміністративно-офісні закупівлі виносимо відразу.
Про закупівлі в умовах кризи
Які завдання стоять перед закупщиком в період кризи, в період виклику? В першу чергу, операційна діяльність компанії не повинна зупинитися. Це основне завдання закупівельника – забезпечення безперебійної діяльності. Щоб не виявилося, що у компанії тільки один постачальник, і якщо з ним щось відбувається, то виробництво зупиняється. Такої ситуації не повинно бути ніколи. Завжди повинні бути запасні варіанти.
Що можна зробити з базою постачальників в умовах кризи? По-перше, якщо їх занадто багато, то варто скоротити їх кількість до необхідної. Нераціонально нести витрати на управління базою і нескінченне проведення тендерів. Постачальників потрібно скоротити і консолідувати. Крім того, варто скоротити навіть штат закупівельників. Якщо у компанії є кілька представництв і центральний офіс, то потрібно об’єднати постачальників – і ви отримаєте колосальну вигоду.
Про інструменти закупівельника
Як скоротити витрати, не зашкодивши операційної діяльності? Почнемо з того, що потрібно використовувати категорійний менеджмент, за допомогою якого можна значно зменшити закупівельну вартість необхідних товарів і послуг. Це інструмент, який дозволяє грамотно, стратегічно управляти певними категоріями. Категорія – спрямування видатків в компанії, на яке витрачається багато грошей і яке досить масштабне для того, щоб окремо аналізувати ринок цього виду закупівель і, відповідно, розробляти стратегію. Наприклад, IT-послуги, маркетинг, страховка. Дроблення на категорії залежить від специфіки компанії.
Як категорійний менеджмент реалізується на практиці? Перший крок – брейншторминг, стратегічна сесія робочої групи, в яку входять закупник, внутрішній клієнт і всі фахівці компанії, які можуть допомогти в ухваленні рішення. Результатом цього має стати розуміння того, що потрібно внутрішньому клієнтові і як це може бути реалізовано в компанії, виявлення всіх ризиків і підводних каменів. Далі, закупник проводить дослідження ринку, шукає відповідних підрядників і опрацьовує пов’язані з ними ризики. Також необхідно проаналізувати, хто з ваших поточних постачальників міг би потенційно виконати завдання. Потім потрібно побудувати свого роду матрицю, в якій розмістити категорії і потенційних постачальників, скласти специфікацію і висилати запити на тендер.
Від підрядників залежить наша закупівельна стратегія. Завдяки системному підходу до роботи з ними зменшуються ризики і збільшується цінність поставок, тому що вони дають більше інновацій.
Чим кожні півроку проводити тендери, бігати по ринку в пошуках підрядника, який дешевше на 2 копійки, краще один раз прикласти зусилля для пошуку 2-3 кращих підрядників і вибудовувати з ними партнерські відносини, розвивати їх.
Але не можна створювати монополію. Підрядник завжди повинен відчувати, що йому в потилицю дихають інші. Не можна зосереджувати у одного підрядника 100% завдань. Крім того, потрібно регулярно нагадувати йому про тендери і просити аналітику ринку.
Що ще впливає на скорочення витрат? Електронні торги. Вони мінімізують ризики упередженості, неофіційних домовленостей і т.п. Це, в свою чергу, стимулює постачальників знижувати ціну. Не все можна проводити через електронні торги, але там, де можна, це потрібно робити обов’язково.
Кожен співробітник повинен бути проінструктований про політику закупівель і відзвітувати про це. Це нормальна, здорова, адекватна бюрократія, яка допомагає уникнути проблем.
Дуже важливий з точки зору систематизації та стратегії календар переговорів і закупівель. Це майданчик для конструктивного діалогу з внутрішнім клієнтом і всіма залученими сторонами.
