Цим питанням задаються багато підприємців. Ми підготували коротку шпаргалку по загальним прийомам оптимізації основних процесів. Ці прийоми будуть корисні не тільки керівникам бізнесу, але і всім, хто хоче оптимізувати свою роботу.
1. Знайди як виправити ситуацію без внутрішніх ресурсів
Коли є проблема з будь-яким процесом, перше – визнач ідеальний кінцевий результат. Але не шукай рішення виключно в рамках самого процесу. Думай ширше! Розглянь всі можливі способи для досягнення результату з мінімальними витратами.
Приклад: У компанії виросла ціна на утримання відділу логістики. Як завжди, вирішується питання про зниження вартості доставки. Кінцева мета відділу логістики – своєчасна і недорога доставка товару клієнту. Виходячи з цього, правильним рішенням буде:
- передача процесу доставки на аутсорс;
- знижки для клієнтів, які самостійно забирають товар;
- представництво в ключових регіонах і ін.
2. Якщо дію можна прибрати – прибери її
Визнач мету кожного етапу процесу, а потім виключи всі зайві кроки. Для цього – проаналізуй поетапно весь бізнес-процес, відповідаючи на питання:
- Які з кроків повторюють один одного і чи можна прибрати якийсь із них?
- Цей конкретний етап необхідний для досягнення головної мети процесу або без нього можна обійтися?
3. Іноді краще рішення – поміняти місцями ключові кроки
Складний і трудомісткий процес гальмує роботу? Подумай, які з його дій найбільш важливі для успішного кінцевого результату і перетягни їх ближче до початку процесу, якщо це можливо.
Приклад: Банк видає кредит за таким шаблоном: оформлення документів потенційного клієнта і передача даних про нього для рішення про видачу кредиту. Якщо у видачі кредиту клієнту відмовлено, то виходить, що 90% роботи менеджера було зроблено даремно. Рішення просте: поставити запит про можливість видачі в початок процесу оформлення кредиту.
4. Великі завдання розбивай на підзадачі
Спрощуй всі складні процеси – дроби операції на більш дрібні. Створюй конвеєрний принцип роботи – це підвищує продуктивність в кілька разів! Для цього визнач, які із завдань вимагають найбільшої кваліфікації і розбий їх на прості зрозумілі кроки.
Приклад: Цей випадок був описаний ще Адамом Смітом. Англійська ремісник містив майстерню з виробництва шпильок, де кожен підмайстер вів повний цикл з виготовлення. Під час кризи реміснику довелося звільнити фахівців, так як він не міг оплачувати їхню працю.
Після цього було прийнято рішення розділити процес створення шпильки на дрібні прості кроки, що дозволило найняти на роботу некваліфікованих і низькооплачуваних співробітників. В результаті – зниження витрат і збільшення виробництва в 200 разів. З 80 шпильок в день виробництво зросло до 48 000 шпильок.
5. Делегуй
Коли одна людина виконує всі етапи складного процесу, особливо з великою кількістю завдань, якість її роботи помітно падає. Тому, якщо ти не майстер-універсал, то навчися делегувати свою роботу або роботу підлеглих. Тим більше, що зараз це дозволяє зробити велика кількість фрілансерів, готових працювати за невелику плату.
Якщо операція може бути доручена іншому виконавцю без шкоди для процесу, то сміливо делегуй її на іншого співробітника або винось на аутсорс.
6. Об’єднуй паралельні процеси
Оптимізувати бізнес-процес можна завдяки об’єднанню декількох етапів в один. Якщо операцію буде доцільніше робити в один час або в рамках одного завдання, то сміливо поєднуй.
Хороший приклад: салон краси, де з клієнтом одночасно працюють кілька майстрів.
7. Автоматизуй
Кожен процес в твоїй роботі, який може виконати комп’ютерна програма або техніка, необхідно автоматизувати. Стеж за інноваціями в своїй сфері, підпишись на профільні розсилки, щоб швидко впроваджувати нове в роботу.
Приклад: Перші автомати з продажу кави в США в 1946 році, замінили бармена і продавця, так як одночасно готували і продавали каву з цілісних зерен.
Прибутковий бізнес – це оптимізований бізнес. Для того, щоб розвиватися в потрібному напрямку, прибирай старі непрацюючі процеси і підключай нові.
