Пояснювальна записка – це один з видів службової записки, який містить пояснення причини якоїсь події, вчинку, факту: причини запізнення на роботу, прогулу, відсутності учня в школі на уроках, невиконання завдання і т.п. Також пояснювальна може супроводжувати основний документ і містити пояснення його окремих положень.
За своєю формою пояснювальна схожа на доповідну записку, відмінність між ними в тому, що текст останньої містить ще певні висновки і пропозиції.
Як написати пояснювальну записку
Даний документ пишеться в довільній формі, але бажано дотримуватися такої структури:
- шапка – містить реквізити одержувача: прізвище, ініціали людини, якій адресована пояснювальна (в давальному відмінку);
- заголовок документа – «Пояснювальна записка» (пишеться без лапок);
- дата і номер документа;
- заголовок до тексту – “Про …”, “Відносно …”;
- сам текст пояснення – спочатку викладаються факти, потім причина. Головна вимога до написання тексту – щоб він був переконливим і змістовним;
- підпис укладача – посада, підпис, прізвище та ініціали.
Зразок пояснювальної записки про запізнення на роботу
Генеральному директору
ТОВ НВП “Пегас”
Шкуренко П. І.
Пояснювальна записка
15.12.2016 № 1
Про запізнення на роботу.
Я запізнився на роботу 15.12.2016р. на дві годину через поломку і подальший ремонту власного автомобіля на СТО.
Комірник Підпис Семенов С. П.
