Інвойс (англ.invoice) – це документ в міжнародній комерційній діяльності, що надається продавцем іноземному покупцеві. В інвойсі позначені: товари, їх кількість, ціна та умови поставки, характеристики товару (колір, вага і т.п.), Відомості про постачальника і покупця. Факт виписки інвойсу говорить про те, що покупець зобов’язаний оплатити товар відповідно до вказаних умов (звичайно, якщо товар постачається не по передоплаті).
Такий вид документа використовують тільки при міжнародних поставках товарів.
Інвойс виписується і направляється іноземному покупцеві одночасно з відвантаженням товару. Якщо контракт передбачає авансовий платіж, то експортер повинен виписати проформу-інвойс (proforma invoice). Цей документ містить практично ті ж дані, що і комерційний інвойс. Відмінність його в тому, що деякі дані в проформу-інвойсі – попередні.
В інвойсі обов’язково повинно бути зазначено:
– Найменування організації-експортера;
– Юридична адреса компанії;
– Назва і адреса компанії-покупця;
– Найменування товару;
– Кількість;
– Ціна за одиницю товару;
– Умови поставки товару;
– код ТН ЗЕД;
– Номер контракту, якщо він укладався.
Основні умови поставки товару визначаються міжнародними правилами. Загальна сума до оплати вказується в валюті, вказаній у контракті. Якщо ж в контракті ціна вказана в одній валюті, а іноземний покупець буде платити в іншій валюті, то необхідно вказати за яким курсом і на яку дату буде здійснюватися перерахунок.
Грамотно і якісно оформлений інвойс – це запорука безперешкодного і швидкого проходження вантажу митного оформлення.
Часто буває так, що при експорті в Україну, іноземні постачальники не знають як правильно виписати інвойс. Помилки при оформленні, некоректне оформлення, як правило, призводять до затримок при отриманні замовником товару. Покупцеві доводиться знову звертатися за інформацією та вносити коригування в уже оформлені документи. Все це призводить до непередбачених витрат.
