Практика показує, що під словами “управлінський облік” різні люди і організації розуміють зовсім різне. Тому, спочатку визначимо, що розуміється під управлінським обліком.
Для початку, найпростіше і універсальне визначення: управлінський – це будь-який облік, який ведеться для внутрішнього використання підприємством. Таким чином, управлінський облік є антиподом регламентованому обліку, який ведеться для надання інформації в зовнішні органи.
Головною метою ведення управлінського обліку є забезпечення співробітників компанії інформацією для прийняття управлінських рішень. З цією метою слідує кілька важливих відмінних ознак управлінського обліку:
1. Дані управлінського обліку повинні відображати фактичний стан справ.
У цьому його відмінність від регламентованого обліку, який орієнтується на документи.
Типовий приклад, на якому можна проілюструвати цю відмінність: на склад прийшла партія матеріалів, але документи на неї виявилися неправильно оформлені, і постачальник їх повинен поміняти. Проте матеріали прийняті на склад і відразу ж видані у виробництво. У регламентованому обліку, до тих пір, поки документи не будуть в повному порядку, інформації про це постачання не буде ніякої. В управлінському ж обліку факт надходження матеріалів і видача в виробництво повинні бути відображені.
2. Об’єкти управлінського обліку – це логічні бізнес-одиниці.
Знову ж таки, тут є фундаментальна відмінність від регламентованого обліку, де об’єктом обліку завжди є юридична особа.
Приклад: торговий бізнес складається з основної юридичної особи, від якого ведуться всі операції, включаючи продажу на внутрішньому ринку, і експортера, через якого здійснюється відвантаження на експорт. З точки зору власника всього цього, експорт – це один з каналів продажів, і об’єкт управлінського обліку – один – весь торговий бізнес. В управлінському обліку звіт з продажу повинен включати відвантаження на експорт і зарубіжних клієнтів нарівні з внутрішніми, а відвантаження експортеру з точки зору управлінського обліку взагалі не є відвантаженням, а є внутрішнім переміщенням. У той час як в регламентованому обліку це буде два різних об’єкта обліку з усіма наслідками, що випливають звідси.
3. Управлінський облік повинен бути повним.
Мається на увазі, що в управлінському обліку повинні відображатися і плануватися всі факти фінансово-господарської діяльності підприємства, незалежно від того, чи відображаються вони в регламентованому обліку відповідних юросіб.
4. Управлінський облік орієнтований не тільки, і не стільки на фіксацію доконаних фактів, а на поточну і майбутню діяльність підприємства.
Планові дані – невід’ємна частина управлінського обліку. Плани продажів, плани виробництва, всілякі норми, платіжний календар, прийняті замовлення, планові ціни, фінансові бюджети на поточний період і ще безліч інших планових даних в сукупності з оперативними фактичними даними складають необхідний масив інформації управлінського обліку.
5. Інформація управлінського обліку повинна бути доступна тоді, коли потрібно приймати рішення, а не тоді, коли що-небудь робити вже пізно.
Наприклад, фінансові результати минулого місяця необхідні в перших числах наступного місяця, а не після 20-го. А ще правильніше – і цього можна досягти правильною організацією управлінського обліку – мати вже на початку звітного місяця обгрунтований прогноз його фінансових результатів.
6. Дані управлінського обліку повинні бути настільки детальними, наскільки це необхідно для управлінських цілей.
У цьому питанні відміну від регламентованого обліку може бути в обидва боки: як в бік більшої детальності, так і навпаки.
Наприклад, в регламентованому обліку може бути вимога ведення пооб’єктного обліку основних засобів. А для цілей управлінського обліку в деяких випадках зручно вести облік цих же основних засобів, об’єднуючи однотипні об’єкти в групи.
Часто зустрічається і зворотна ситуація. Наприклад, в оперативному управлінському обліку буває необхідно розрізняти товари за додатковими характеристиками, таким як колір або розмір, а в регламентованому обліку ця інформація зайва, вона ускладнює облік.
7. В управлінському обліку немає ніяких визначених правил і регламентів, крім тих, які встановлює власник підприємства (або ж менеджмент, що виражає інтереси власників).
Саме тому управлінський облік такий різний на різних підприємствах.
