Багато хто помилково вважає, що тайм-менеджмент – це певна філософська галузь знань, цікава тільки для загального розвитку. Насправді, навички управління часом допомагають вирішити безліч проблем. Так, наприклад, за допомогою практики тайм-менеджменту можна зробити свій робочий день набагато більш продуктивним, навчитися не спізнюватися і все встигати.
Перше, що потрібно знати, щоб структурувати свій робочий час, це ваш власний біологічний годинник. Якщо ви «сова», звикли пізно лягати і вам важко рано вставати, то зрозуміло, що час вашої робочої активності припаде на другу половину дня. А «жайворонкам» легше працюється до обіду.
Важливо правильно розставити пріоритети – що для вас важливіше, зробити протягом робочого дня. Тобто, треба скласти список завдань. Одна з теорій тайм-менеджменту розповідає, як правильно систематизувати свої завдання. Так до першої категорії відносяться термінові і важливі справи. Це саме те, що необхідно зробити сьогодні, і що має найбільше значення для вашого завтра. Йдеться, наприклад, про переговори і угоди, які принесуть компанії більший прибуток і обіцяють довгострокову співпрацю.
Наступна категорія – «важливе, але не термінове». Сюди відносяться справи, які стануть терміновими вже завтра, але вони при цьому значущі. Наприклад, підготовка до тієї ж завтрашньої вигідної угоди, або правка дипломної роботи за тиждень до здачі, підготовка до іспиту тощо. До цієї ж категорії можна віднести здійснення планів на майбутнє: підготовка проектів, планування відпустки, навіть пошук нової роботи. І ще – «золоті півгодини» – час для здійснення своїх мрій. Це певна кількість часу в день на накопичення знань, читання необхідної літератури, перших кроків на шляху до здійснення задуманого.
Третя категорія – «термінове, але не важливе». Попередні зустрічі, дзвінки, оформлення договорів, перегляд кореспонденції. Все, що можна віднести до поняття «на майбутнє». І останнє – «не термінова і не важливе» – рутина.
При плануванні дня потрібно визначити і заборони. Відкинути все, що буде заважати роботі. Просиджування в соціальних мережах, розмови, безлад на столі. Потрібно прибрати все, що «з’їсть» ваш час. Але відмовити собі у всіх маленьких радощах важко. Тому можна залишити ці справи на годину відпочинку. Невеликими перепочинками можна розбавляти свій графік і винагороджувати себе за виконані пункти денної програми.
А тепер малюємо план на день. Час до роботи: підйом, збори, сніданок. Поки руки виконують звичні справи, голова вільна. І можна подумки якраз і скласти план на день. Або зайняти себе під час сніданку, і поки стоїш в «пробці», прочитанням новин, переглядом пошти та іншими дрібними справами або радощами. Тепер робочий час: вісім годин з перервою ще на годину. Ця година важлива – не залишайте себе без відпочинку, це знижує працездатність.
Перші чотири робочих години. Якщо ви «сова», займіть себе: першу годину рутиною, ще півтора присвятіть терміновим, але не важливим справам. Після обіду – виконайте основне завдання дня і залишок робочого часу присвятіть справам важливим, але не терміновим. «Золоті півгодини» стануть приємним завершенням трудових буднів. Для «жайворонків» – все важливе і термінове до обіду, рутина і не термінове на вечір.
Ніколи не плануйте на день більше однієї важливої і термінової справи. Просто не встигнете і не впораєтеся. І не забувайте в своїх планах робити «поправку на форс-мажор». Ніхто ніколи не знає, що може трапитися, як повернеться справа. Залишайте собі час на непередбачені обставини.
