Більшу частину дня ми проводимо за роботою. При цьому ми часто жертвуємо власним комфортом і рідко думаємо про те, як на нас впливає простір навколо. Якщо вам здається, що ви нічого не встигаєте і загрузли під купою обов’язків, можливо, справа в нерозібраних стопці паперів на столі, де неможливо нічого знайти. Ділимося порадами, які допоможуть ефективніше організувати робоче місце, щоб працювати продуктивніше.
Позбавтеся від зайвого
Перш ніж братися за реорганізацію робочого місця, потрібно викинути все непотрібне. Навіть якщо ви працюєте продуктивніше за неприбраним столом, позбутися від того, що не приносить ніякої користі, не завадить. Це стосується всього: і робочих паперів, і канцелярського приладдя, і будь-яких інших речей – намагайтеся обходитися необхідним мінімумом. Холоднокровно викиньте те, що не допомагає вам у роботі: декілька пам’ятних сувенірів і улюблена фотографія в рамці не завадять, а ось якщо їх сильно більше, вони можуть віднімати серйозну частину робочої поверхні.
Проводьте генеральне прибирання раз в декілька місяців і стежте за чистотою регулярно. Виберіть найбільш зручний для себе графік (наприклад, 15 хвилин в кінці кожного робочого дня або годину в п’ятницю) і дотримуйтеся його – так підтримувати порядок буде легше, а документи і папери не будуть накопичуватися на столі. А щоб позбавлятися від непотрібного було простіше, завжди тримайте поруч зі столом відро для сміття. Крім того, в кінці робочого дня корисно протирати стіл антибактеріальної серветкою.
Розберіться з паперами і документами
Будемо чесні: папери – основне джерело сміття на робочому столі. І, хоча з ними ми працюємо все рідше, компаній, що повністю перейшли на електронний документообіг, не так багато, як могло б бути. Для того, щоб розібратися з потоком було простіше, на столі можна завести декілька лотків або папок – в залежності від кількості документів, з якими вам доводиться мати справу. У перший потрібно складати все нове: заяви на підпис, невідкриті листи тощо. У другий потрібно складати папери, які ви подивилися і якими потрібно зайнятися пізніше, в наступні складати інші папери в залежності від специфіки роботи.
Для паперів, з якими вам не потрібно розбиратися прямо зараз, але які ви все одно зобов’язані мати при собі, краще завести певну систему зберігання. Це не обов’язково повинні бути звичні папки: якщо на столі у вас не дуже багато місця, можна спробувати підвісити спеціальні лотки (наприклад, для зберігання газет) на стіну. Невеликі замітки, записки і нагадування замість нудної коркової дошки можна вішати на спеціальну сітку. Особливо важливі документи можна сканувати і зберігати копію на комп’ютері.
Продумайте систему ярликів і позначок – можливо, вам буде досить просто підписати папки, а можливо буде краще позначати їх кольором, щоб швидше знаходити те, що потрібно. Складаючи папери, запитуйте себе, чи дійсно вони вам потрібні і чи будете ви звертатися до них в майбутньому, – здебільшого тим, що ми зберігаємо “про всяк випадок”, ми згодом так і не користуємося. Намагайтеся не заводити папку “Інше” або “Різне” – швидше за все, з часом ви забудете, що саме там лежить.
Спробуйте впровадити принцип “Папір – дія”. Не дозволяйте документам і нотаток просто лежати на столі, розглядайте їх як дію, яку вам потрібно виконати: наприклад, візитка, на якій написаний номер телефону, – це привід внести в смартфон новий контакт або зробити запис в щоденнику, що ви повинні комусь зателефонувати
Використовуйте коробки та інші інструменти для зберігання
Після того як розберетеся з паперами, зверніть увагу і на інші предмети на вашому робочому столі. З якою б любов’ю ви не вибирали канцелярське приладдя, краще не зберігати його весь час на столі, а діставати у міру необхідності – так простору буде більше, а пилу менше. Для дрібниць можна, наприклад, використовувати підставки. В окрему коробочку або контейнер варто скласти те, чим ви користуєтеся не надто часто: наприклад, гумку, калькулятор або скотч.
Коробки, папки і контейнери для зберігання коштують недорого, зате допоможуть набагато ефективніше використовувати робочий простір – як в офісі, так і вдома. Вибирайте міцні, які прослужать довго – і не забувайте продумати систему ярликів і познаок, як і в випадку з паперами.
Тримайте дроти в порядку
Для того щоб робочий стіл виглядав чистішим, варто заховати дроти і подовжувачі: можна купити спеціальний контейнер, а можна спробувати зробити його самостійно – із взуттєвої коробки. Якщо місця не так багато і ховати дроти ніде, варто хоча б акуратно перев’язати їх, щоб вони не заважали і не плуталися.
Розсортуйте файли на комп’ютері
Ще один важливий момент в організації робочого простору – сортування файлів на комп’ютері. Якщо ви до цих пір цього не зробили, виділіть годину-дві на те, щоб по-новому організувати документи: братися за це страшно, зате потім ви скажете собі спасибі. Так само як і у випадку зі звичайними паперами, тут потрібно допомагають систематизація та ярликів, які зручні саме для Вас. Якщо вам часто доводиться працювати з різними версіями одного і того ж документа, корисно продумати систему назв, яка буде зрозуміла всім співробітникам, які працюють над завданням. Крім того, в назву кожної нової версії можна додавати дату і, при необхідності, час – так буде легко зрозуміти, коли були внесені останні зміни, і порівняти версії.
Папки, які не потрібні вам прямо зараз, зате знадобляться в майбутньому, можна архівувати – так орієнтуватися буде простіше. А копію найбільш цінних документів варто зберігати в хмарному сервісі – про всяк випадок.
Організуйте додатковий простір для зберігання
Ця порада потрібна в першу чергу тим, хто працює вдома, причому не тільки з документами, а й з більш об’ємними матеріалами: якщо в офісі залишити папери на столі на вихідні не так страшно, то вдома хочеться, щоб простір було максимально чистим. Далеко не у всіх є окремий кабінет або велика робоча зона, але і в цьому випадку є вихід. Можна додати навісні полки над столом або організувати додатковий простір для зберігання під ним.
Розділіть робоче місце на зони
Це корисний прийом, який допоможе вам ефективніше справлятися з різноплановими завданнями: відведіть собі місце для роботи за комп’ютером і окрему зону для завдань, які можуть бути вирішені без нього, – з роздрукованими документами або, наприклад, мозковим штурмом з блокнотом в руці. Навіть якщо у вас невеликий стіл, зонувати простір все одно можна: достатньо, наприклад, відсунутися на інший край або посидіти на дивані.
Якщо ви працюєте вдома, дуже важливо виділити окремий простір для роботи (навіть якщо це буде частина кухонного столу або невеликий складаний стіл). Це потрібно в першу чергу для того, щоб розділяти робочу і особисте життя (працюючи вдома, може бути складно переключитися з одного режиму в інший), але може стати в нагоді і з більш практичної точки зору. Наприклад, корисно мати окремий робочий комп’ютер, до якого не будуть підходити діти і який не зламається в самий невідповідний момент.
Тримайте потрібні речі під рукою
Думаємо, ви і так застосовуєте цей принцип, але проговорити його ще раз буде незайвим. Облаштовуючи домашній кабінет, організовуючи простір і визначаючи, де буде лежати та чи інша річ, відштовхуйтесь в першу чергу від того, як будується робочий процес. Найпотрібніші речі повинні бути завжди під рукою, в іншому керуйтеся тим, як ви використовуєте предмети, – наприклад, зберігайте папір поруч з принтером, а стікери – поруч із зоною, де ви зазвичай працюєте з документами або читаєте необхідні по роботі книги.
Подбайте про речі, які допоможуть відчувати себе краще
Продумуючи робочий простір, не забувайте про комфорт – в тому числі і в дрібницях. Дуже важливо вибрати зручний стілець, щоб не було болю в спині і шиї, подбати про достатнє освітлення (якщо в офісі темно, купіть настільну лампу) і про інші речі, які можуть зробити офісні будні краще, – наприклад, про подушечку під зап’ястя, яка допомагає попередити появу тунельного синдрому, або підставку для ніг, яка полегшує навантаження на спину і шию.
Не їжте за робочим столом
Хоч ця порада відноситься не до організації простору, а до організації робочого процесу, і здається очевидною, але нею все одно часто нехтують – а даремно. Обідаючи за робочим столом, можна непомітно для себе з’їсти більше (коли ми зайняті справою, ми не звертаємо уваги на те, скільки їмо, навіть якщо вже не голодні, і часто вибираємо не найкорисніші снеки). До того ж перерва на обід (нехай і невелика) допоможе відволіктися від справ і повернутися до них з новими силами.
Якщо ж перекусу за робочим столом ніяк не уникнути, вибирайте їжу, яка не кришиться, не проливається і не мажеться (витрушувати крихти з клавіатури або пролити суп на робочий ноутбук – невесела перспектива), постарайтеся бути акуратніше і не заважати іншим (сильний запах їжі може бути неприємний колегам), прибирайте за собою і обов’язково протирайте стіл після обіду.
