25 правил планування часу!

Ні дня без плану! Планувати потрібно, щоб розуміти, куди ми рухаємося. Інакше будемо безцільно дрейфувати цілий день і нікуди не причалимо. Дехто радить планувати день з вечора, інші – рано вранці. Але те, що це потрібно робити, – факт. Спробуйте і ранкове, і вечірнє планування і вирішіть, яке для вас зручніше. Приділяйте плануванню щодня від 15 до 30 хвилин. Пишіть власноруч, ручкою, в блокноті або на листочку. Тут діє принцип: записав – запам’ятав – виконав.

Підводьте підсумки! Не менш важливе, ніж планування, контроль за власним планом. Ви зможете проаналізувати, що не так, зрозуміти, на що витрачаєте час, і, можливо, зменшити кількість справ. Підводите підсумки попереднього дня, перш ніж планувати наступний. А люди, які ніколи нічого не планували або не знають, як розібратися в хаосі власного життя, можуть присвятити тиждень спостереженнями і записам: просто фіксуйте, що ви робите, нічого не змінюючи. А вже висновки зробите через тиждень.

Складіть таблицю справ на місяць! Припустимо, ви хочете кожен день читати художню літературу, займатися англійською, розвинути пам’ять, ходити на пробіжку, стежити за чистотою в квартирі, приділяти час хобі і т.п. Але в підсумку виходить, що проходять дні, а ви жодної книжки не прочитали, жодного нового іноземного слова не вивчили … Візьміть аркуш формату А4 і розділіть його по горизонталі. Зліва запишіть в колонку всі регулярні завдання і розграфіть лист зверху вниз з урахуванням кількості днів у місяці. Щодня відзначайте, що вам вдалося зробити. Можна, наприклад, замальовувати «успішний» квадратик яскравим маркером. В кінці місяця підведіть підсумки і виберіть собі нагороду, якщо в кожному пункті заштрихований квадратик зустрічався мінімум десять разів. Менше трьох – шукайте додаткову мотивацію і перекроюйте свій щоденний план.

Справі – час! Плануйте не просто справи, а час їх виконання. Іншими словами, обмежуйте себе. Причому краще трохи зменшувати, ніж збільшувати. Тоді ви не будете підсвідомо розтягувати роботу, а в іншому випадку мобілізуєтесь і швидко все зробите за відведений час. Як тільки час вийщов, закінчуйте роботу і переходите до наступного пункту (не забудьте тільки зробити 10-15 хвилинну паузу). Навіть якщо далі за планом у вас відпочинок, не спокушайтеся попрацювати ще трішечки. Так ви поступово привчите себе виконувати роботу точно в строк.

Використовуйте календар! Важливі справи – зустрічі, походи в кіно, дні народження – зручніше відзначати в телефоні. І паралельно в блокноті (див. наступний пункт). Також можна використовувати телефон для складання списку справ (або тримати в ньому список покупок) і поступово видаляти зроблене. Але ось для коментарів, заміток, швидких позначок і записів нових ідей телефон менш зручний. Хоча, можливо, це справа звички. І якщо під рукою немає нічого іншого, а вам в голову прийшло щось геніальне, просто включите диктофон і запишіть свої думки, поки вони не «втекли». До речі, записуйте все! Не варто покладатися на свою пам’ять.

Купіть планувальник! Планувальник істотно відрізняється від щоденника. У щоденнику в поле вашої уваги зазвичай потрапляють два дні, а за розкладом – цілий тиждень. Ми мислимо, працюємо і живемо тижнями, тому, хоча поточні плани потрібні і важливі, їх все ж краще фіксувати і відслідковувати в контексті тижні. З цієї точки зору планувальник стане для вас найкращим помічником. Крім того, в ньому можна записувати плани на місяць, рік і навіть на 5-10 років (ми ж ставимо собі і довгострокові цілі). Ще в ньому є сторінки для нотаток, іноді виділені листи для запису книг, які ви хочете прочитати, або фільмів, які маєте намір подивитися, є гарні наклейки, які допомагають наповнити планування задоволенням і творчістю. На перший погляд планувальники виглядають по-дитячому і підійдуть хіба що школярам і студентам, проте на перевірку виявляються дуже зручними і для бізнесменів. Не впевнені, що вам підійде планувальник? Купуйте звичайний шкільний щоденник (вони зараз теж яскраві і красиві, на якісному папері) і розплануйте місяць. Побачите: це зручно! А ще в шкільному щоденнику обмежена місце, так що вже точно багато не заплануєте. Рівно стільки, скільки встигнете зробити.

Створіть свій ідеальним органайзер! Можливо, ви чули про систему Bullet Journal. Її ідея полягає в тому, що ви можете самостійно, виходячи з ваших захоплень, цілей, способу життя і т.п., розробити власний органайзер, він же щоденник. Творець системи – веб-дизайнер і, мабуть, за дизайнерської звичкою пропонує не тільки складати списки справ, а й маркувати їх в залежності від виду. У нього є своя система значків. Спочатку вона може здатися складною, але потім ви звикнете позначати квадратиками, наприклад, зустрічі, кружечками – домашні справи, кружечками в квадратику – щось ще. Існують докладні відеоінструкції про те, як вести Bullet Journal за стандартами його винахідника. Але ви можете відійти від правил (особливо якщо творчість в вас вирує) і ввести свою систему позначень, а ще красиво оформити ваш Bullet Journal. Загалом, вам буде чим зайнятися в найближчі кілька днів. Між іншим, помічено, що створення свого органайзера заспокоює нерви. Відмінна альтернатива валер’янці!

Спробуйте систему Pomodoro! Її суть полягає в тому, що ви працюєте 25 хвилин, потім 5 хвилин відпочиваєте і так, скільки витримаєте. Але після трьох циклів рекомендується зробити велику перерву, хвилин на 20-30. В Інтернеті маса Pomodoro-таймерів, так що вам не доведеться постійно включати будильник на своєму телефоні, а потім його вимикати. Вам може здатися, що за 25 хвилин нічого не встигнеш, проте це не так. До того ж відчуття швидкоплинності відведеного часу стимулює вас працювати, а не прохолоджуватися. Ну а за 5 хвилин теж можна багато встигнути: і в туалет збігати, і кава налити, і навіть пару дзвінків зробити. У п’яти хвилинку можна поприсідати або виконати гімнастику для очей. Можливо, ця система вам підійде. Ще один її плюс в тому, що вона дозволяє приблизно розрахувати, який обсяг роботи ви можете виконувати за 25 хвилин. Згодом це допоможе вам планувати час краще.

Не відволікайтеся! Ні на що! Поки ви працюєте, немає телефону, соцмереж і листів, що терміново потребують відповіді. Зосередьтеся тільки на завдання, яке ви повинні виконати. До речі, саме тому потрібно обмежувати час роботи – щоб знати, коли ви нарешті видихнете. Розуміння того, що вам доведеться сидіти над цим звітом не безкінечно, дуже надихає на її як найшвидше завершення. Крім того, перемикання на інші справи, які пов’язані з роботою, означає, що ваша увагу розсіюється, і вам вже потрібно додатковий час для повторного включення в процес. В результаті ви виконуєте основне завдання довше.

Вмійте зупинитися! Будь-яку роботу можна вдосконалювати до нескінченності. Знаходити більш красиві слова і більш виграшні заголовки для статті, більш цікаві інтонації для виступу, нову літературу для диплома. Сьогодні проблема не в тому, щоб знайти інформацію, а в тому, що з нею робити, як її обробляти і використовувати. І виявляється, що прочитати і переглянути все неможливо! Так ви ніколи не прийдете до фінішної прямої. Тому в даному випадку перфекціонізм – погана риса. Хочете все встигати – станьте трохи розгільдяєм. «І так зійде!» – той принцип, який варто взяти на озброєння відмінникам.

Працюйте по чотири години! Навіть якщо у вас 8-годинний робочий день, знайте, що толк буде тільки від чотирьох годин. Вчені вже підрахували, що по-справжньому ефективними ми можемо бути саме стільки часу в день. Не більше! Розбийте цей час на три частини, адже ми не можемо працювати зосереджено понад півтори години. Наприклад, нехай це будуть півтори, півтори і одна години. Не важливо, в який час доби ви будете робити роботу, що вимагає від вас максимальної концентрації. В ідеалі – до 12:00 і після 16:00. У перерві ми перебуваємо не в кращій розумовій формі. Плануйте на ефективні чотири години тільки ті справи, які вимагають креативу, нових ідей і творчості. А всю рутину, адміністративну метушню і технічну роботу – словом, те, що не віднімає у вас занадто багато енергії, – робіть не напружуючись в час, що залишився.

Об’єднуйте однотипні справи! Наприклад, ви агент з реклами і ваша робота складається з дзвінків, відправлення листів і зустрічей. Не пишіть лист після кожного дзвінка. Зробіть 20-30 дзвінків, потім 10-15-хвилинну перерву, потім відправте листи, а зустрічі заплануйте, наприклад, на першу половину понеділка і середи. Наш мозок дуже швидко виходить з режиму максимальної концентрації, йому потрібен час, щоб переключитися з одного виду діяльності на інший. Тому не варто заходити в поштову скриньку, як тільки вам прийшло повідомлення про нові повідомлення, і рватися до телефону за першим сигналом. Ви ж не в пожежній частині працюєте!

Будьте гнучкими! У робочому процесі ми всі схильні до підйомів і спадів. І можемо відчувати себе по-різному. Так, ми можемо лінуватися. Однак це не означає, що якщо у вас немає настрою, то допустимо на півдня зависнути в соцмережах. Бути гнучкими – це розуміти, що іноді наші плани потрібно піддавати коректуванню. Спокійно переносьте і скасовувайте справи, якщо в них вже немає необхідності. Перестаньте турбуватися, якщо щось пішло не так. Але обов’язково контролюйте свій час, особливо якщо мова йде про таких пожирачів, як «Фейсбук» і «Інстаграм». (До речі, сподіваюся, ви не вписуєте в щоденний план «Почистити зуби».) Ну а вже якщо працювати зовсім не під силу, завжди майте під рукою список фільмів, які хотіли б подивитися. Якщо не працюється? Подивіться хороше кіно!

Плануйте менше! Ми всі знаємо, що таке багатозадачність. І списки наших щоденних справ можуть досягати 50 пунктів. Час не гумовий, і встигнути все не під силу навіть суперменові. Тому подивіться на свій to do list об’єктивно. Ви дійсно вірите, що все це зробите? І вам все це треба? Викреслюйте те, що не важливо. Переносите на інші дні. Залишайте в своєму плануванні повітря. А також виділіть одну глобальну мету і зіставте, як все, що ви маєте намір зробити, вплине в підсумку на її досягнення.

Відпочивайте між справами! Перш ніж перейти на інший вид діяльності, зупиніться, зробіть 10-15-хвилинну перерву. Не потрібно з вогню відразу кидатися в полум’я. Очистіть десктоп свого мозку, щоб завантажити нову інформацію. Свіжі думки не змусять себе чекати! І пам’ятайте про чотири чарівні години. Якщо вони пройшли, то, скільки не сиди, нічого геніального НЕ висиджується.

Перетворіть роботу в звичку! Ця порада особливо необхідна людям, які постійно відкладають роботу на потім і в авралі і стресі роблять все в останній момент. Припустимо, ви пишете книгу. І щоб написати 200 сторінок, вам потрібно писати, наприклад, по п’ять сторінок в день. Тоді за півтора місяці ви впораєтеся із завданням. Але як же важко сісти за комп’ютер! А на наступний день теж … Звичка формується 21 день. Спробуйте через все «не хочу, не буду, голова болить, лінь, сьогодні свято» кожен день в один і той же час сідати і писати. Причому робити це краще вранці, коли запас нашої сили волі максимальний. До вечора він зменшиться, і ймовірність того, що ми будемо виконувати намічене, набагато нижче. Читання, спорт і вивчення англійської теж можуть стати вашими звичками.

Не чекайте! Нам часто доводиться чогось чекати. Прийшли на зустріч, а клієнт запізнюється. Приїхали за півгодини до відправлення поїзда. Потрапили в чергу. Сучасні технології дозволяють провести час очікування з користю. Виконуйте паралельні справи! Почитайте. Повторіть. Подумайте. Запишіть. Зателефонуйте. Або, так і бути, перегляньте стрічку в «Фейсбуці».
Позначте пріоритети! Всі наші справи діляться на важливі і ті, які можуть почекати. Плануйте на день не більше трьох-п’яти важливих справ. А краще навіть одну-три. І займайтеся цими справами все-таки в першій половині дня, коли наш розумовий потенціал вище. І після 16:00, адже до 18:00-19:00 ми теж перебуваємо в хорошій інтелектуальній формі. Ви можете поспостерігати за собою, щоб з’ясувати, коли ви найбільш продуктивні, і скласти власний графік. Це дуже спростить вам роботу. У вас більше не буде такого, що ви сядете працювати, а робити це немає ні сил, ні бажання, ні думок.

Додайте натхнення! Ніхто не подбає про нас, крім нас самих! Тому створіть для себе атмосферу, в якій вам приємно працювати. Чистий стіл – правило номер один. Скупчення паперів нервує і дезорганізує. Немає часу розібрати папери? Складіть їх в коробку. З вечора готуйте стіл на завтра, прибираючи все непотрібне. Ароматична свічка, якщо ви любите, щоб добре пахло. Велика чашка чаю. Мотивуюча цитата. Фотографія коханої. Оточіть себе тільки приємним!

Розвивайте свої здібності! Ми можемо працювати швидше і бути при цьому такими ж або навіть більш ефективними. Подумайте, що здатне підвищити вашу швидкість виконання завдань. Якщо вам необхідно обробляти багато матеріалу, можливо, варто освоїти техніку швидкого читання. Список YouTube-каналів, сайтів, блогерів теж допоможе вам знаходити інформацію прицільно, а не випадковим чином. Розвивайте пам’ять і концентрацію. Займайтеся спортом. Робіть самомасаж. Ці корисні звички, здавалося б не пов’язані з кінцевим результатом, обов’язково сприятливо позначаться на вашій роботі і успішності. Ми мало не забули про правильне харчування – воно теж необхідно для активності мозку.

Вставайте раніше! Ця порада підійде не всім, особливо не сподобається вона совам, які звикли лягати пізно. Але якщо ви дійсно хочете досягти успіху в самоорганізації і плануванні, просто спробуйте хоча б місяць лягати і вставати раніше. Ранній підйом (в 5:00-6:00) гарантує вам високу продуктивність. І, пам’ятаючи про те, що ми ефективні лише чотири години на добу, до полудня ви вже виконайте основні завдання та перейдете до другорядних.

Планування для творчих людей. Творчі люди не люблять, коли зазіхають на їх свободу. У їхньому уявленні планування порушує кордону «Я». Саме творчі люди найчастіше саботують свої плани. Спробуйте розписувати не весь день щохвилини, а кілька ключових завдань і визначати час виконання тільки для них. А іншу частину дня присвячуйте читанню, обдумуванню, спілкуванню і прогулянкам.

Медитація і концентрація. Всім, хто з ранку до вечора приймає гігабайти інформації, часом недолугої, непотрібної і навіть шкідливої, радимо робити вправу на концентрацію. Можете називати це медитацією, якщо хочете. Найпростіше, що можна зробити, – 5 хвилин посидіти в тиші, закривши очі. Заведіть будильник. Не думайте ні про що. Як тільки думка приходить вам в голову, відразу відкидайте її. Ви здивуєтеся тому, як багато всього крутиться у вас в мозку: просигналила машина, грюкнули двері, включили телевізор, сусіди знизу лаються, «Треба б купити фрукти», «У чому завтра піти?» … Але ваше завдання – Бездумність, звільнення від думання . Збільшуйте час перебування з собою на одну хвилину в день і доведіть його до 15 хвилин.

No more Facebook! Скільки часу ви проводите в соцмережах, туди-сюди гортаючи стрічку? Піддаєтеся миттєвому впливу YouTube, який пропонує подивитися ролик? Чи легко вам сказати «стоп» своєму зависанню в Інтернеті? У транспорті ви постійно розглядаєте картинки в «Інстаграме»? Сучасна поведінку в Мережі схожа  на безвольне пожирання продуктів. І те й інше призводить до засмічення – не важливо, мозку або тіла. Встановіть для себе обмеження: не більш 15 хвилин вранці і стільки ж увечері на те, щоб відвідати соцмережі. Це не відноситься до тих, чия робота безпосередньо пов’язана з соціальними медіа. Хоча, якщо ви належите до їх числа, перевірте, чи не так уже впливає на результат ваша активність в Мережі.

Відпочивайте! Ми не роботи. Нам потрібно відпочивати, висипатися, перемикатися з однієї діяльності на іншу (це, до речі, найкращий відпочинок протягом дня). Однак і відпочинок треба планувати. Спіть не менше 8 годин на добу. Працюйте блоками по півтори години, а потім на півгодини перемикайтеся на щось інше. Обов’язково робіть велику перерву – на одну-дві години. Пам’ятайте, що відпочинок теж може бути корисним, що розвиває і дає нову інформацію, яку ви потім використовуєте в своїй роботі.