“Людина, яка наважилася витратити годину часу даремно, ще не усвідомила цінність життя” – Чарльз Дарвін. Живучи в умовах сучасного життя, коли кожна хвилина на рахунку, з ним неможливо не погодитися. Уміння управляти своїм часом – це не просто важлива річ. Це необхідність для людей, які хочуть встигати все – і ефективно працювати, і відпочивати, і приділяти увагу своєму саморозвитку.
Питання часу і планування для багатьох людей зараз є гострою проблемою: кожен день ми повинні виконувати безліч завдань, які перетікають одне в інше. Досить складно зрозуміти, яке з них є більш пріоритетним, а яка може почекати, який потрібно присвятити багато часу, а з якою ви впораєтеся дуже швидко. Якщо навчитеся всім цим керувати, то зможете жити так, як ви хочете – і в плані кар’єри, і в плані сім’ї та відпочинку.
Чому планування так важливе
Управляти своїм часом – значить, навчитися правильно розподіляти свої завдання. Якщо хочете підвищити свої шанси на успіх в тій справі, якою ви займаєтеся – ви повинні планувати. Звичайно, ви можете просто добре робити свою роботу, викладатися на повну і демонструвати відмінні показники своєї праці. Але якщо ви хочете прогресувати, бути краще з кожним днем ??- потрібно серйозно ставитися до планування.
Правильно спланувавши свої дії і поставивши перед собою ясні цілі, ви відчуєте внутрішній спокій, так як будете знати: ви вірно розставили пріоритети і готові до продуктивної роботи. Кожен викреслений пункт зі списку справ буде приносити задоволення, а рівень стресу стрімко піде на спад.
Планувати свої завдання і цілі потрібно на рік, на місяць, на тиждень і на день.
Планування на рік
Кожного грудня складайте свій план на майбутній рік. Раніше це робити безглуздо, а якщо будете складати річний план в січні, то втратите час, так як рік вже почнеться. Планування на рік – це фіксація найбільш значущих цілей і подій на цей період часу. Запишіть в свій план ті види діяльності, якими ви вже займаєтеся і ті, якими ви хочете зайнятися. Позначте важливі для вас дати, і не тільки щодо кар’єри і роботи, а й особистому житті.
Зафіксуйте також всі великі події, які гратимуть для вас важливу роль – подорож по Європі, 5-річчя вашої дитини, запуск нового проекту і так далі. Позначте дати початку і закінчення всіх подібних подій. Свої мрії та цінності теж внесіть протягом року в план. Зовсім не означає, що після складання планів на рік, ви не повинні їх міняти, коли рік вже почнеться. Як мінімум один раз на місяць потрібно переглядати список, який ви склали, щоб доповнювати його або коригувати. А можливо і просто нагадувати собі про щось, що могло бути упущено з уваги.
Планування на місяць
Плани на місяць потрібно писати в один з останніх днів попереднього місяця. Зазвичай це займає не більше 2 годин. Використовуйте той же підхід, що й у річному плануванні, проте, плани на місяць повинні бути вже більш конкретизованими.
Про ті ваші плани, які будь-яким чином стосуються інших людей, потрібно повідомляти їм приблизно за тиждень до події. Щоб нічого і нікого не забути, використовуйте календар – вірного помічника в будь-якому плануванні.
Важливий момент, який багато втрачають: при складанні щомісячного плану потрібно враховувати час для планування на наступний місяць. Здається, що це зовсім не довго і ви в будь-якому випадку знайдете час, але це тільки здається. Вас поглинуть інші завдання і планування буде відкладатися, так як час на нього не було з самого початку закладено в план.
У плануванні на місяць позначте свої основні завдання, розподіліть, чим займатиметеся на вихідних. Можливо, одні вихідні ви хочете присвятити творчій роботі над своїм проектом, в інші вихідні поїхати з сім’єю за місто. Розплануйте, в який саме тиждень місяця чим хочете займатися. Дуже ефективний прийом – щотижня концентруватися на різних сферах свого життя. Наприклад, перший тиждень – сім’я, друга – робота, третя – спорт, четверта – творчість. Потрібно саме концентруватися на якійсь одній сфері, а не виключати всі інші повністю. Не потрібно на тижні, присвяченому спорту, забувати, що у вас є сім’я і діти. Все добре в міру.
Не тримайте свої плани виключно в голові. Навіть якщо у вас відмінна пам’ять, записуйте всі плани в календар. Ймовірність виконання завдань, зафіксованих в календарі, набагато вище в порівнянні з незафіксованими – і це факт.
Планування на тиждень
Плани на тиждень складаються в неділю ввечері. Якщо вам комфортніше планувати вранці, то робіть це в понеділок перед початком робочого дня.
Те, що записано в вашому тижневику, має наближати вас до ваших глобальних цілей – тим, які ви описали в річному плані. Тому сміливо викреслюйте з тижневого плану все те, що не принесе вам ніякої користі. Особливо важливо записувати в тижневий план те, що ви ніяк не наважуєтеся зробити або лінуйтеся. Хочете три рази в тиждень бігати вранці? Запишіть в план конкретні дні та час, коли ви будете це робити. Боїтеся серйозної розмови з колегою, провести яку все ж доведеться? Позначте дату, коли ви нарешті це зробите. Вносьте в свій тижневий план будь-які завдання, які заберуть у вас час (навіть невеликі) і витратять ваші внутрішні ресурси.
щоденне планування
Планування на день
Планувати свій день найкраще ввечері попереднього дня. Засипати знаючи, що у вас все під контролем, набагато приємніше.
Планування на день – найскладніше з усіх чотирьох видів планування. Тут немає місця будь-яким абстрактним або не до кінця визначеним завданням. Саме тому більшість людей зазнають поразки в плануванні на день.
Список ваших справ на день повинен завжди бути у вас під рукою. Неважливо, чи будете ви писати їх ручкою в блокнот або ж записувати в додаток на смартфоні, головне, щоб ви могли зазирнути туди буквально в будь-який момент.
Завдання в списку розміщуйте в порядку пріоритетності і робіть спочатку те, що потрібно виконати в першу чергу. Цей найпростіший, але геніальний підхід до планування використовував письменник Джек Кенфілд. Також він радить розділяти завдання на робочі і особисті. Всі контакти з людьми, які вас чекають протягом дня, теж слід групувати. Можна це робити за різними критеріями – по терміновості, по пріоритетності, за складністю, за тривалістю.
Ефективний прийом – виділяти п’ять найважливіших і складних завдань, які ви повинні зробити протягом дня. Пишіть в початок списку і виконуйте в першу чергу. Відкладання складних справ на кінець дня буде змушувати вас занурюватися в стан стресу. Тому, чим швидше ви їх виконаєте, тим швидше ви видихните і проведете залишок дня легше.
Намагайтеся не робити кілька справ одночасно. Фокусуйтеся тільки на чомусь одному. Багатозадачність – це підхід тих людей, які хочуть зробити багато, але не піклуються про якість виконаного. Тільки роблячи одну справу за раз, ви зможете бути максимально ефективні.
Після виконання кожного завдання з вашого списку, воно повинно бути викреслене. Якщо в кінці дня всі пункти зі списку виявилися викресленими, значить, ви провели день найбільш продуктивно.
