Загальновідомо, що візуальна інформація сприймається легше і запам’ятовується краще, ніж текстова або звукова. Так влаштований людський мозок – приваблива і зрозуміла картинка здатна затьмарити собою будь-які яскраві фрази навіть самого харизматичного виступаючого. Саме тому презентація дозволяє зробити виступ незабутнім, а слухачів – більш сприйнятливими до інформації. Щоб домогтися максимальної ефективності, потрібно лише дотримуватися простих правил створення результативної презентації.
Створення презентації починається з опрацювання структури
Важливий етап створення будь-якої презентації – опрацювання структури. Вона повинна бути логічною і точно відповідати ходу виступу.
При опрацюванні структури презентації слід пам’ятати, що точкою опори для слайдів і їх послідовності повинна бути цільова аудиторія. Саме від ступеня підготовки, рівня освіти, зацікавленості та упередженості глядачів залежить вибір візуальних образів.
Типової структури презентації не існує, не дивлячись на це слід дотримуватися наступних основних правил:
- титульний слайд: на ньому відображається тема виступу, відомості про доповідача, його посаду і, якщо потрібно, назва заходу;
- слайд-зміст: використовується в великих презентаціях, розділених на розділи, корисний для навігації слухачів і доповідача;
- смислові слайди: вони є ядром презентації, ідеальна хронологія для смислових слайдів – від загального до конкретного;
- завершальний слайд: містить контактні дані доповідача.
При створенні структури презентації основне навантаження лягає на опрацювання смислових слайдів. На цьому етапі важливо зрозуміти, яким зображенням найкраще проілюструвати ту чи іншу думку. Якщо у виступі фігурують важливі цифри – це привід вивести їх на слайд, що дозволить глядачам сфокусуватися на інформації. У тому випадку, якщо наводиться статистика і значення зіставляються, інформація ідеально буде виглядати у вигляді діаграми. Якщо ж необхідно відобразити процес у часі – нехай інформація буде представлена ??в формі тимчасової шкали з цифрами або фактами.
Інформація, представлена ??у формі таких образів, є інтуїтивно зрозумілою, що дозволяє слухачам швидше її сприймати.
Ефективна презентація – коротка презентація
Розклавши тему виступу на візуальні образи, слід перейти до найболючішого етапу – видалення зайвих слайдів.
У цій роботі слід пам’ятати, що підвищена увага слухачів доводиться на перші 15 хвилин виступу. Всі слайди, які укладаються в цей часовий проміжок, повинні бути максимально насиченими змістом. В середньому, 40-хвилинний виступ містить від 15-ти до 20-ти слайдів. Більша кількість слайдів може лише втомити аудиторію, що негативно відіб’ється на загальному відчутті від виступу.
Працюючи над сортуванням, слід бути готовим пожертвувати такими слайдами, як:
- Красиві, але не інформативні слайди – до цієї категорії слід віднести масивні, обтяжені дрібними деталями графіки та діаграми;
- Розлогі цитати – як правило, презентація може містити не більше однієї яскравої і точної цитати;
- Багатошарові красиві фотографії, які не підкріплені промовою виступає: такими слайдами виступаючий просто зловживає увагою і часом слухачів, тому від них слід відмовитися.
Зображення важливіше тексту
Презентація – це продукт, який не менше, ніж на 75% повинен складатися з візуальних образів. І тут арсенал аж ніяк не обмежується такими шаблонними рішеннями Power Point, SmartArt і примітивні-блок-схеми. Але і вибирати візуальні елементи необхідно з розумом.
- Діаграми краще таблиць. Таблиці мають яскраво виражений канцелярський стиль. Найчастіше вони починаються стовпцем під назвою “№”, далі йдуть густо нарізані графи, заповнені густим текстом. Але найчастіше від такої документальної подачі можна відійти за допомогою діаграм, що краще сприймається слухачами.
- Фото краще малюнків. Презентація курортів в Єгипті не може обійтися без якісних фотографій Сфінкса, а розповідь про нове меню модного ресторану неможливо уявити без соковитих зображень самих страв. Слідуючи цьому правилу в тих випадках, коли це можливо, краще користуватися фотографіями, а не кліпартами.
- Іконки краще тексту. У тих випадках, де це можливо, краще використовувати іконки та інші картинки. Важливо, щоб вони були сприйняті точно, і не викликали двозначності. Слідуючи цьому правилу логотипи, герби міст і прапори держав краще тексту.
Один слайд – одна думка
Нерідко під час презентацій слухачі фотографують слайди, виведені на екрані. Багатьом виступаючим це лестить. А даремно! Найчастіше слухач робить фото слайд не тому, що йому сподобалася ідея, і не для поста в соцмережах. Просто змістове наповнення слайда настільки насичене, що осмислити його під час короткої демонстрації неможливо. Фото робиться не на пам’ять, а для домашньої роботи.
Щоб цього уникнути, забезпечує дотримання правила – на одному слайді може бути тільки одна думка. Не слід експлуатувати презентації, щоб максимально спростити долю виступаючого. На слайдах повинні бути виведені тільки найважливіші цифри, факти і тексти. Все інше слід вимовити словами, або опустити зовсім.
Також слід з обережністю ставитися до слайдів, які повністю складаються з тексту. Навіть якщо вони відповідають правилу, і містять лише одну думку – слів повинно бути не більше 15-ти на один слайд. Причому, експерти рекомендують використовувати максимально великий шрифт, щоб навіть задні ряди змогли розгледіти зміст.
Кольори первинні
Існує хибна думка, що презентація повинна бути обов’язково яскравою. Вибираючи яскраві кольори палітри, часто складно їх вміло поєднувати. На цей рахунок експерти рекомендують – в одному слайді має бути не більше 3-х кольорів. Ідеальним варіантом є дотримання цього правила в усій презентації.
Важливо пам’ятати, що презентація повинна бути естетично привабливою, тому найкраще скористатися таблицею поєднання кольорів, яку без зусиль можна знайти в інтернеті.
Найскладніше дотримати правило 3-х кольорів при складанні діаграм з декількома категоріями. З одного боку їх потрібно розфарбувати так, щоб вони відрізнялися одна від одної, з іншого – існує ще фон, логотип та інші кольорові елементи. Вирішити проблему можна за допомогою відтінків. Найбільші величини можна забарвити в інтенсивні кольори, менші – в більш бліді, і так далі.
Думка з боку
Зрозуміти результативність презентації допоможе компетентна думку з боку. Перед презентацією досить показати слайди людині, яка максимально схожа на усереднений образ типового глядача. Тобто, вона повинна володіти приблизно таким же рівнем обізнаності в темі презентації, як і майбутні слухачі виступу.
На думку таку людину краще спиратися з поправкою на те, що презентація надається їй без звукового супроводу.
Такій людині необхідно буде поставити такі питання. Чи будуть слайди зрозумілі без пояснень? Які слайди здадуться самими зрозумілими, а які викличуть питання?
Зібрана інформація дозволить внести в слайди фінальні корективи перед демонстрацією. Особливо важливо отримати попередній зворотний зв’язок в тому випадку, якщо використовуються нетипові діаграми – наприклад, матричні.
