Інкасація – це один з видів касових операцій між юридичними особами. Вона передбачає збирання та перевезення всіх видів цінностей, попередньо підтверджену документально.
Інкасація, як вид послуг, бере свій початок не в 1939 році, як прийнято вважати, а ще в IX столітті. У ролі перевізників цінностей виступали купці і бояри, але вже тоді їх діяльність контролювалася скарбниками, і в якості супроводжуючих виступали міцні, спеціально навчені люди. В нашій країні перша інкасаторська служба з’явилася в 1918 році, як один з підрозділів ОГПУ. І тільки в 1939 році служба була виведена в окрему організацію, були чітко окреслені її обов’язки, прописана інструкція з прийому на роботу в неї, порядок складання та перевезення цінностей.
Основні завдання інкасації
Термін «інкасація» буквально перекладається з італійської мови як «класти в ящик». Фахівці цієї служби займаються збором і перевезенням цінностей, причому не обов’язково це повинні бути готівкові гроші. Інкасатори можуть перевозити дорогоцінні метали, ювелірні вироби, банківські документи і карти, і багато іншого. Подібна служба може бути підрозділом банківської організації, охоронного підприємства або самостійної фірмою, що спеціалізується саме на інкасації.
Основними завданнями такої фірми або підрозділу є:
- доставка виручки або зібраних коштів організаціями будь-яких видів в банк,
- переміщення виручки між філіями комерційних структур і їх основними офісами,
- перевезення грошей з банку в офіс підприємства,
- супровід торговельних угод, оплачуваних готівкою,
- збір та доставка готівки в філіях банку або з його терміналів, банкоматів,
- супровід і охорона співробітників, які перевозять цінності.
Замовити інкасаторський супровід можуть представники будь-якої організації чи підприємства в разі, коли необхідно перевезти цінні або секретні документи. Причому замовник має право не доносити до інкасаторів, що саме він буде перевозити. Виняток – вибухонебезпечні та горючі речовини, зброя, супроводжувати які така служба не має права.
Сфера послуг інкасації
Інкасаторські послуги можуть надавати організації, що мають співробітників з належним досвідом і навичками, спеціальні транспортні засоби та допуск до операцій з переміщенням цінностей. інкасаторами обслуговуються
- торгові компанії,
- поштові служби,
- банківські організації,
- державні установи,
- промислові та продовольчі підприємства,
- компанії, що працюють в сфері послуг.
Тобто, всі установи і організації, що так або інакше стикаються з переміщенням готівки, документів або коштовностей, можуть скористатися послугами інкасаторської служби.
Важливо розуміти, що співробітники інкасації не зобов’язані займатися упаковкою цінностей, їх перерахунком або переписом. Представники організації-замовника зобов’язані підготувати предмети або готівку, упакувати їх в спеціальні мішки, супроводивши вкладеним описом. Процедура може проводитися в присутності інкасаторів або без них. Інкасатори отримують упаковані, пронумеровані і опломбовані мішки, супровідні документи.
Після прибуття на місце призначення тара з цінностями здається за описом, без розтину пломб, якщо інші умови не прописані в договорі. Порядок надання послуг обговорюється детально при укладанні угоди і підтверджується договором в двох примірниках. Послуга надається у відповідність до загальноприйнятої посадовою інструкцією для подібних підрозділів.
Вимоги до співробітників служби інкасації
Безпека перевезення матеріальних цінностей неможлива без дотримання трьох основних правил – надійності автотранспортного чи іншого засобу пересування, детально продуманого маршруту слідування, супроводження кваліфікованими співробітниками, ознайомленими з посадовими інструкціями. На службу в інкасацію можуть бути прийняті особи
- без судимостей, сумнівною біографії і шкідливих звичок,
- колишні військовослужбовці або співробітники МВС, охоронних підприємств,
- з хорошою фізичною підготовкою, без хронічних захворювань,
- уважні, що володіють відмінною реакцією,
- мають допуск до водіння автотранспорту категорії В,
- з громадянством України,
- врівноважені, холоднокровні, стресостійкі,
- володіють зброєю, мають дозвіл на її носіння і використання.
Деякі організації, які надають інкасаторські послуги, висувають нестандартні вимоги до співробітників – досвід роботи в бухгалтерській або банківській сфері, відсутність близьких родичів, які відбувають тюремний термін або хворих на алкоголізм, наркоманію, наявність у претендента на вакансію власної зброї. Всі вимоги законні та виправдані, а їх специфіка залежить від того, які організації і на яких умовах договору обслуговує інкасаторська служба.
Перед прийомом на роботу всі претенденти проходять особисту співбесіду з представником підрозділу, психологічне тестування, здають нормативи зі стрільби, а іноді і з рукопашного бою. Якщо виявляється невідповідність вимогам хоча б по одному з параметрів, в прийомі на роботу буде відмовлено.
Підготовка до перевезення цінностей
Порядок підготовки до перевезення цінностей регламентується законодавством і внутрішніми інструкціями інкасаторської організації або підрозділу.
Робота інкасаторських бригад організовується керівником служби (підрозділу). Про час відбуття транспортного засобу, його прибуття на об’єкт клієнта і кінцевий об’єкт не повинні знати треті особи, які не беруть безпосередньої участі в процесі. Завдання доноситься до членів бригади перед її виконанням. Після цього виконуються підготовчі процедури:
- співробітники проходять медичний огляд,
- перевіряється технічний стан транспортного засобу,
- відстежується стан навігаційної апаратури і засобів зв’язку,
- фіксується наявність або відсутність зброї у співробітників,
- видається супровідна документація.
Бригада повинна бути на зв’язку на всьому протязі маршруту. Може бути встановлена ??періодичність сеансів зв’язку або певні правила фіксації – за фактом прибуття на об’єкт, прийому цінностей, від’їзду і прибуття в кінцеву точку маршруту.
Як відбувається перевезення цінностей
Перед тим, як приступити до роботи інкасатором, нові співробітники обов’язково проходять навчання. Воно може бути безкоштовним, на базі підрозділу, організації. Але іноді до претендентів вакансії висувається вимога про надання довідки про проходження курсу і успішної здачі тестів за фахом. До роботи допускаються співробітники, які успішно склали внутрішні іспити в конкретній інкасаторської організації, і вже знають, як відбувається транспортування або супровід перевезення цінностей.
Перед виїздом на маршрут співробітники бригади отримують службові посвідчення, довіреність і явочні картки (видаються старшому співробітникові), порожні сумки, засоби зв’язку, план проходження (отримує інкасатор-збирач і водій). Коли машина прибуває на місце прийому цінностей, старший бригади і інкасатор-збирач проходять в офіс або касу для приймання вантажу. Беручи сумки, вони зобов’язані
- перевірити цілісність тари, пломбувального шпагату,
- визначити чіткість відбитка на пломбі і його відповідність пред’явленим зразком,
- переконатися в наявності підписів посадових осіб сторони, що відправляє на супровідних документах,
- перевірити відповідність суми або цінностей, які описані в явочній картці та накладних,
- зафіксувати в приймальних документах номера і вагу сумок,
- розписатися в супровідній відомості.
Перед тим, як пройти в транспортний засіб, старший бригади зобов’язаний переконатися в безпеці маршруту до нього, в разі необхідності розчистити шлях інкасатору-збирачеві. Якщо є підозра в тому, що шлях не безпечний, співробітники мають право попередити про те, що вони мають і можуть використовувати зброю. Після прибуття в кінцевий пункт проходження інкасатори здають цінності і супровідні документи, зв’язуються з керівником підрозділу, отримавши команду, можуть повернутися на базу організації.
Робота в інкасаторській службі не тільки дуже відповідальна, а й небезпечна. Здобувачі подібних вакансій повинні віддавати собі звіт в цьому.
