Під інвентаризацією звичайно розуміють перевірку матеріальних і фінансових цінностей, які є на балансі підприємства, установи або одного з їхніх підрозділів. Це ефективна форма контролю збереження коштів і запасів підприємства, яка проводиться з певною періодичністю.
Під час інвентаризації кількість майнових цінностей і фінансових коштів звіряється з тим, що зазначено у звітних документах. Інвентаризація проводиться відповідно до нормативних актів та методичним вказівкам, а також внутрішнім розпорядком підприємства.
Що таке інвентаризація?
Перевірка наявності матеріальних цінностей, готівки і безготівкових коштів, так звана інвентаризацією, проводиться в певному порядку.
Для цього обов’язково призначається комісія з декількох працівників підприємства. Перевірці підлягають:
- складські приміщення;
- виробничі ділянки;
- торговельні майданчики;
- каса підприємства.
У ході інвентаризації з’ясовується фактичну наявність матеріалів і комплектуючих, готової продукції, ПММ та інших товарних і матеріальних цінностей, а також грошей в касі та на рахунках підприємства. У ході перевірки складається офіційний документ – інвентаризаційний опис, в якому повинні бути вказані всі виявлені цінності, їх кількість і якість.
Для чого потрібна інвентаризація?
Періодичне проведення інвентаризації – це чудовий спосіб контролю діяльності підприємства, сумлінності роботи працівників, а також можливість отримувати повне уявлення про реальний фінансовий стан, наявність товарів, матеріалів і ресурсів для подальшої роботи. Крім того, перевірці можуть підлягати умови їх зберігання, їх якість, відповідність основним вимогам і т.п.
Як правило, інвентаризація проводиться за графіком, який встановлює керівництво, відповідно до умов діяльності підприємства. Крім того, вона необхідна, якщо:
- Майно передається іншому власнику за продажу, здавання в оренду;
- Перед складанням річного звіту;
- На посаду вступають інші матеріально відповідальні співробітники;
- Були виявлені факти або з’явилися підозри по зловживання, розкрадання або іншу протиправна діяльність;
- Сталося стихійне лихо, аварія або інша екстремальна ситуація;
- Підприємство ліквідується або реорганізується.
Як провести інвентаризацію?
Незважаючи на уявну простоту, інвентаризація практично будь-яких об’єктів досить непроста штука, і є маса підводних каменів, з якими стикаються ті – хто проводить її вперше.
Перше і найважливіше. Якщо ви хочете щоб недостачі були зведені до мінімуму і контроль був якісним і своєчасним, то необхідно дотримати три правила:
1. Інвентаріизація ніколи не закінчується. Це означає, що не можна провести інвентаризацію і потім забути про цей захід на пів року. Тільки регулярне проведення обліків, може дати відчутний ефект зі зниженням злодійства, пересортиці товарів, що в свою чергу неодмінно відіб’ється на прибутку підприємства зменшивши збитки.
2. Інвентаризацію проводять люди не зацікавлені в тих чи інших її результатах. Найкраще – якщо на підприємстві існує відділ ревізорів. Якщо підприємство зовсім маленьке, то тут в кожному випадку індивідуальний підхід.
3. Матеріально – технічне оснащення ревізорів. Можна звичайно ходити з олівцем і аркушем паперу А4 і вести перепис, але це дуже складно при нинішніх обсягах і різноманітності продукції на сучасних підприємствах.
