Професія офіс-менеджер. Опис професії.

Офіс-менеджер – співробітник, що забезпечує поточну роботу організації або її підрозділу з документами, відвідувачами, різною інформацією. Від того, наскільки ефективно організовано діловодство, багато в чому залежить результативність роботи будь-якої організації. Адже документи повинні бути в порядку, накази керівництва належним чином оформлені і доведені до виконавців, інформація що надходить осмислена й прийнята до відома, а відвідувачі своєчасно прийняті.

Неорганізованість в цій сфері може звести нанівець зусилля всіх інших співробітників. Тому не буде перебільшенням сказати, що офіс-менеджер – одна з ключових фігур в будь-який організації. Саме він відповідає за діловодство, ведення документації. Одним словом, сучасний офіс-менеджер – справжній господар офісу.

Історія професії

Потреба на ринку праці в офіс-менеджерах виникла недавно. Розвиток кожної бізнес-структури на певному етапі вимагає в штаті людини, який буде вирішувати для співробітників деякі завдання. Тим самим він полегшить їм життя і звільнить час для вирішення більш глобальних завдань, ніж, наприклад, відповідати на всі листи.

Як отримати професію?

Щоб працювати на посаді офіс-менеджера, досить мати вищу або середню спеціальну освіту (в залежності від вимог і рівня компанії), можна закінчити спеціалізовані курси. Бажано вивчити літературу з ділового етикету.

Вимоги до офіс менеджера

В принципі, жорстких вимог до освіти професія не пред’являє, освоїти її можна і на спеціальних курсах. Однак роботодавці найчастіше віддають перевагу тим, хто має вищу освіту (важливіше навіть не спеціальність, а сам факт її наявності). Важливо вміти користуватися комп’ютером та іншою оргтехнікою. Швидко знаходити і систематизувати інформацію. Найчастіше роботодавці вимагають, щоб ці фахівці добре володіли хоча б однією іноземною мовою. Бажані базові знання в області економіки, юриспруденції, психології. Можуть бути затребувані і спеціальні знання, що стосуються тих областей, в яких організація веде свою діяльність.

Особисті якості

товариськість;
доброзичливість;
вміння знаходити спільну мову з людьми;
організованість;
чіткість;
пунктуальність;
хороша оперативна пам’ять;
здатність до концентрації і розподілу уваги;
високий рівень культури;
грамотна усна і письмова мова.

Обов’язки офіс менеджера

контроль роботи всього офісу;
координація роботи всіх офісних служб (секретарів, кур’єрів, адміністраторів, водіїв, технічних працівників і т. п.);
ведення ділового листування;
розподіл дзвінків;
зустріч відвідувачів;
адміністративно-господарська підтримка всіх співробітників офісу;
робота з первинною бухгалтерською документацією в програмі 1С;
підготовка накладних, рахунків-фактур, списання матеріалів;
ведення діловодства, підготовка різних звітів;
ведення офісних витрат, платіжного документообігу;
організація свят та інших корпоративних заходів;
забезпечення чистоти і порядку в офісі;
аналіз діяльності постачальників;
ведення звітності по відпустках, відгулах;
оформлення віз, запрошень, реєстрацій для іноземних співробітників;
ведення ділової кореспонденції;
обов’язки перекладача і т.п..

Статистика

Віковий діапазон – 23-35 років.
Офіс-менеджери – представниці слабкої статі – 99%.
Вищу освіту мають – 68%, неповну вищу – 20%, середньо спеціальну – 10%, курси – 2%.

Плюси і мінуси професії

Плюси професії:

високий попит на ринку праці;
навички адміністративно-господарської діяльності;
досвід роботи з документами;
можливість покращити комунікативні навички.

Мінуси професії:

втомлива робота в плані великої кількості організаційних питань, які потребують миттєвого вирішення;
відсутність чітко описаних посадових обов’язків, що призводить до поєднання декількох посад;
деякі співробітники сприймають офіс-менеджера як свого особистого секретаря, інші недооцінюють важливість виконуваної ним роботи.

Перспективи

По-перше, успішний офіс-менеджер – це прекрасний адміністратор і в змозі управляти досить складним багатофакторним процесом. При бажанні він може, наприклад, стати адміністратором великого готелю або магазина.

По-друге, він відмінний комунікатор і може знайти своє самовираження в якості менеджера з персоналу (або навіть директора) – при відповідному підвищенню кваліфікації.

По-третє, він може вирости в референта керівника, який поєднує в собі журналістські, аналітичні та артистичні здібності.

По-четверте, може стати великим господарським діячем, наприклад керівником відділу постачання.

І по-п’яте, що хочеться особливо підкреслити, він може стати і залишатися чудовим офіс-менеджером, людиною, яка «вдихає життя» і вносить порядок в мінливе офісне середовище.