На більшості підприємств застосовуються посадові інструкції, для побудови роботи підприємства професійно. Є певні форми цих інструкцій. Але, не дивлячись на їх широке поширення, очевидно, що вони свої функції не виконують або виконують недостатньо ефективно. А самі співробітники ставляться до них як елементу бюрократії.
Що ж не подобається співробітникам:
- В першу чергу бюрократичний елемент, який присутній.
- Не реальні інструкції.
Зазвичай на великих підприємствах є спеціальний відділ який пише інструкції. На невеликих підприємствах беруть ці інструкції за основу. Але ясна річ, що написати універсальну інструкцію для всіх нереально. На кожному підприємстві є свої специфічні нюанси в роботі, свої фахівці.
Є термін «італійський страйк». Такий вид, коли все робиться чітко за інструкцією. А так як вже написано вище універсальних інструкцій не може бути в принципі, то дотримання інструкцій буквально призводить буквально до катастроф на підприємстві.
Є приклади досить успішно складених інструкцій, наприклад: великі торгові мережі як «Метро», «Макдоналдс» і т.п. Їх інструкції складено детально і дозволяють безболісно розширювати мережі, зберігаючи всі особливості даної мережі.
Це говорить про кваліфікаційний рівень фахівців відділу регламенту, що зуміти врахувати специфіку роботи на всіх існуючих посадах.
Хто пише інструкції
Єдина мета інструкції допомогти співробітнику професійно виконати свою роботу.
На виробництві є технологічні описи. Аналогічну інструкцію можна зробити для кожного співробітника. І будь-яке підприємство, орієнтоване на якийсь готовий продукт, але продукт відповідно до специфіки роботи. Для бухгалтера правильні звіти, для менеджера -дохід і т.п.
Є продукція для продажу. Є продукти проміжного циклу. Скрізь можуть бути свої інструкції проміжного виробництва і виходу готової продукції. Тобто правильні інструкції для конкретного підприємства може написати той, хто знає специфіку роботи на практиці і добре.
Ну а в більшості випадків у відділі регламенту працюють люди, які не розбираються в цих питаннях. Тобто інструкції писати для конкретного підприємства повинні люди, добре знайомі з роботою підприємства та кожного співробітника.
Ще один мінус загальних інструкцій
Посадова інструкція зобов’язує, за порушення керівник має право звільнити або оштрафувати. Звичайно, дисципліна важлива, але не на шкоду ініціативі і духу. Тобто в цьому випадку інструкція просто джерело стресу. Але ж основна функція посадової інструкції це введення в курс справ.
Правильна інструкція
Повинна робитися тільки на успішному досвіді роботи, найбільш компетентними фахівцями-практиками.
Можуть бути попередні (експериментальні) інструкції, які повинні змінюватися в процесі роботи в бік поліпшення.
Показники ефективності
У стандарті ISO 9001 є вираз, що підприємство повинно орієнтуватися на ефективне управління, але не пояснюється як. Керівники використовують те, що є не кращої якості. Або роблять все чисто формально.
Показники ефективності при правильному застосуванні є хорошим інструментом управління. І вони відображають кількість продуктів, що виробляються в прив’язці за часом. В інструкції має бути відображений порядок звітів про показники і на їх основі співробітників можуть заохочувати, преміювати, карати.
В інструкціях повинна бути відображена організаційна структура і місце в цій структурі кожного конкретного співробітника. Далі повинна бути схема, яка відображає, що надходить цьому співробітника в роботу (матеріали, напівфабрикати, документи…), які операції повинні бути проведені і куди переправити далі. Кому, як писати звіти.
Всі використовувані документи повинні бути в формі правильно заповнених зразків і бути в складі посадової інструкції.
Впровадження посадової інструкції
По суті, посадова інструкція це пакет документів. Співробітники повинні їх вивчити. І вивчення проводитиметься відповідно до контрольного листа, в якому включені практичні навички, вправи, стажування і т.п.
Перелік документів що входять до складу посадової інструкції:
- Призначення на посаду.
- Опис посади.
- Перелік пунктів з переліком необхідних заходів.
- Повна добірка матеріалів з описом функцій, прав, обов’язків і т.п.
- Схема потоків, що відображає, що надходить, що з цим робити, куди відправляти далі.
- Все, що потрібно для правильної організації роботи.
