Хороший офіс-менеджер – це, по суті, свого роду диригент підприємства, оскільки він планує зустрічі і візити, надає інформацію та забезпечує безперебійну роботу офісу.
У різних організаціях коло вимог до офіс-менеджерів різне, тому якщо ви шукаєте вакансію офіс-менеджера, постарайтеся уточнити вже на етапі пошуку, які функції він повинен виконувати в тій чи іншій організації. У майбутньому це дозволить уникнути багатьох непорозумінь.
Адже якщо в одній організації від офіс-менеджера вимагають тільки чемно відповідати на дзвінки і смачно варити каву, то в інший ця людина повинна бути правою рукою директора і бути відповідальною за величезну кількість деталей і нюансів організації роботи. Але і в першому, і в другому випадку цей працівник повинен володіти рядом якостей, які полегшать його роботу і принесуть корисні плоди для організації, в якій він працює.
1. Позитивність.
Про це не так часто згадують, замінюючи позитивність поняттями ввічливості, доброзичливості і т.п. Але людина, налаштована критично всередині, навіть якщо зовні вона намагається здаватися доброзичливою, завжди виробляє відразливе враження. Звичайно, можна зіграти зацікавленість, але все одно буде відчуватися, що це гра.
2. Пунктуальність.
Спізнюватися в фірмі може хто завгодно – тільки не офіс-менеджер. Йому завжди потрібно бути на робочому місці “від і до”. Більш того, він повинен делікатно нагадувати про пунктуальність керівнику, якщо той з якихось причин це ігнорує.
3. Хазяйновитість.
Хороший менеджер завжди знає, як заощадити гроші фірми, в якій працює. Він купить канцтовари на розпродажі, і забронює квитки для співробітників, які виїжджають у відрядження, не на самому дорогому поїзді в останній момент.
4. Коммунікативність.
Спілкування для даного фахівця має приносити задоволення. Замкнута людина ніколи не стане хорошим офіс-менеджером. Але і надмірна балакучість може пошкодити – така людина, не контролюючи себе, в будь-який момент може наговорити зайвого, і стати скарбом для конкурентів.
5. Грамотність.
Зазвичай про це теж не згадують, але саме менеджер веде всю ділову переписку. Текст листа з помилками може не тільки спотворити думку про фірму, але і стати причиною припинення співпраці.
Тому, якщо ви хочете працювати офіс-менеджером, шукайте вакансії від прямих роботодавців, де чітко вказано, що саме входить в його обов’язки в конкретній організації. Не соромтесь уточнити, що саме вам потрібно буде робити, якщо вас приймуть на роботу. Потрібно дуже чітко обмежити коло своїх обов’язків, щоб потім не опинитися відповідальним “за все”.
